FAQ Übersicht

In der ZFL-Administration lassen sich alle Trefferlisten im CSV-Format exportieren, im Anschluss kann man damit z.B. in Excel weiterarbeiten.

Beispiel: Suche über Passive-Fernliehen -> Kopien nach "Alle passiven Fernleihen" aus einem bestimmten Zeitaum.

Über den Button "Trefferliste ausgeben" lassen sich die gefundenen Treffer in verschiedenen Formaten exportieren.

Wählen Sie als Format "CSV" und klicken auf Speichern. Alternativ kann man die Daten über "Drucken" auch direkt am Bildschirm anzeigen oder sich als E-Mail senden lassen.

Die so exportierten Daten können Sie in Excel importieren und damit beliebige Auswertungen machen. Hier könnte z.B. die Funktion "Pivot-Tabelle" hilfreich sein.

[TK]

Was bewirkt der Button "Keine Direktlieferung"?
Nach Klick auf den Button wird in die Bestellhistorie ein neuer Eintrag aufgenommen: "KEINE Direktlieferung (Datum, Uhrzeit)".
Dieser Eintrag hat Auswirkungen auf die ZFL-Statistik und die halbjährliche Abrechnung von Kopien-Direktlieferungen mit der VG Wort:
Eine Kopien-Bestellung, die diesen Eintrag in der Bestellhistorie hat, wird nicht als Direktlieferung behandelt und abgerechnet, sondern als reguläre Bestellung.
Dies ist v.a. sinnvoll bei Fehllieferungen, z.B.

• falscher Artikel wurde geliefert und richtiger kann nicht nachgeliefert werden
• Geberbibliothek liefert ein PDF, das aber nicht die Kopie enthält, sondern einen Hinweis, dass der ganze Band geliefert wird

Wann wird der Button angeboten?
Der Button erscheint bei allen Kopien-Bestellungen für die nehmende Bibliothek.
Die Anzeige des Buttons ist unabhängig vom Status der Bestellung.

Kann ich die Eingabe "Keine Direktlieferung" wieder rückgängig machen?
Dies ist zur Zeit nicht implementiert. Wenn Sie den Eintrag "KEINE Direktlieferung" aus der Bestellhistorie entfernen möchten, wenden Sie sich bitte an die ZFL-Administration unter fl@bib-bvb.de.

Was bewirkt der Button "Keine Direktlieferung"?
Nach Klick auf den Button wird wird die vorliegende Kopienbestellung „manuell“ in die halbjährliche Abrechnung von Kopien-Direktlieferungen mit der VG Wort aufgenommen.
Mögliche Fälle, bei denen dies nötig sein kann:

• Kopien-Bestellungen im Status Shipped ohne den Eintrag "Direktlieferung an den Benutzer mit der Email-Adresse ….." in der Bestellhistorie, die aber
  trotzdem als Kopiendirektversand mit der VG Wort abgerechnet werden müssen (z.B. erhaltene Papierkopien, die per Post an den Benutzer weitergeschickt werden)
• Kopien-Bestellungen (in allen Status), die als Mailanhang oder Papierkopie bei der Nehmerbibliothek eingetroffen sind und an den Nutzer postalisch/elektronisch weitergeschickt werden (z.B. wenn erhaltene Mailanhänge, selbst eingescannte Papierlieferungen (Lizenzrecht beachten!) oder Dateien über die Verwendung der Funktion "Dateien zu dieser Bestellung speichern") an den Benutzer gehen).

Wann wird der Button angeboten?
Der Button erscheint bei allen Kopien-Bestellungen für die nehmende Bibliothek, wenn diese an der Direktlieferung teilnimmt.

Auf die Antwortzeiten bei der Suche in der Verbund-Datenbank des Bibliotheksverbunds Bayern und in den anderen Datenbanken über den Menüpunkt "Bestellung" hat der Administrator keinen Einfluss.

Wenden Sie sich für Beschwerden bitte an den Verantwortlichen für die jeweilige Datenbank.

Wenn die automatisierte Online-Fernleihe nicht erfolgreich war, sollten Sie auf jeden Fall versuchen, den Titel manuell nachzusignieren.

Die automatisierte Online-Fernleihe versucht mit bestimmten Kriterien, die im Wiki beschrieben sind, eine erfolglose Bestellung einer Monographie oder einer Kopie aus einer Monographie oder Zeitschrift per Programm nachzusignieren.

Damit können natürlich nur relativ einfache Fälle erfolgreich abgearbeitet werden.

Eine manuelle Prüfung, z.B. bei Bänden eines mehrbändigen Werkes, ist deshalb auf jeden Fall sinnvoll.

1. "Eine Bestellung ist nicht möglich, da kein bestellbares Medium zum Titel vorhanden ist."

   Diese Rückmeldung einer gebenden SunRise-Bibliothek können Sie öfters in der Bestellhistorie im Vollformat einer Bestellung sehen.
   Was verbirgt sich hinter diesem allgemein gehaltenen Ablehnungsgrund?
   Hier eine von der Fa. OCLC bereitgestellte Liste möglicher Ursachen:
   

   1. Medium befindet sich auf Rückversand
   2. Vom gleichen Benutzer bereits bestellt
   3. Von anderem Benutzer bereits bestellt
   4. Vom gleichen Benutzer bereits entliehen
   5. Von anderem Benutzer bereits entliehen
   6. Ausleihe im Freihandbereich der eigenen Zweigstelle möglich
   7. Medium mit X als nicht entleihbar gekennzeichnet
   8. Medium laut Benutzergruppentabelle nicht entleihbar
   9. Nur für den Lesesaal der anderen Zweigstelle ausleihbar
   10. Nur für das Wochenende der anderen Zweigstelle ausleihbar
   11. Nur für den Lesesaal der eignen Zweigstelle ausleihbar
   12. Nur für das Wochenende der eigenen Zweigstelle ausleihbar
   13. Kein Medium vorhanden, das zur Bestellung herangezogen werden kann
   14. Keine Bestellung laut Prio-Tabelle möglich
   15. Titel schon mal vorgemerkt - Mehrfachexemplare
   16. Titel schon mal bestellt
   17. Titel schon mal entliehen
   18. Medium aus bevorzugter Zweigstelle gefunden
   19. Kein bestellbares Medium in bevorzugter Zweigstelle
   20. Kein Medium aus bevorzugter oder anderer Zweigstelle gefunden
   21. Fehler in der Signaturenanalyse
   22. Bestellung aus OPAC ohne Leihverkehr
   23. Bevorzugte Zweigstelle nicht möglich
   24. Nur für den besonderen Lesesaal der eigenen Zweigstelle ausleihbar
   25. Für Zweigstellengruppe nicht berechtigt
   26. Beilagen sind nicht einzeln bestellbar
   27. d01fl mit 2 oder 3 belegt und somit nicht relevant für AFL
   28. Nur für den besonderen Lesesaal der anderen Zweigstelle ausleihbar
   29. Expressbestellung nicht erlaubt
   30. Ablehnung wegen FSK Altersfreigabe

   Warum werden nicht diese spezifischen Ablehnungsgründe verwendet? Hier die Erklärung der Fa. OCLC:
   "Eine spezifische Meldung bei einer Bestellung aus dem ZFLSystem heraus ist leider nicht möglich. In diesem Fall erfolgt nämlich eine Bestellung auf den Titel - d.h. mehrere Exemplare werden zur Bestellungprüfung herangezogen und jede Prüfung kann, je nach Parametrisierung, zu einem anderen Ablehnungsgrund führen. Daher muss die Meldung selbst verallgemeinert werden, da eine exemplarspezifische Meldung nicht unbedingt für alle Exemplare gelten muss.

2. "Benutzer mit dieser Benutzernummer an der ausgewaehlten Heimatbibliothek nicht registriert."
   

   Diese Fehlermeldung ist eigentlich selbsterklärend: Korrigieren Sie einfach die Benutzernummer im Bestellformular.

   Es gibt allerdings auch den Fall, dass ein Benutzer von seiner Bibliothek eine neue Benutzernummer bekommt und die alte Nummer im SunRise-Lokalsystem gelöscht wird. Seine alten Bestellungen sind im ZFL-Server dann nicht mehr nachsignierbar, weil in der ZFLS-Datenbank noch seine alte Nummer gespeichert ist.

   Sie können die alte Benutzernummer für laufende Bestellungen im ZFL-Server auf die neue Benutzernummer ändern, indem Sie im Menüpunkt "Konfiguration" den Button "Änderung von Benutzerdaten" anklicken und anschließend die Änderung durchführen.

   Nutzen Sie diese Funktion bitte mit Sorgfalt.

3. "Die Bestellung konnte nicht abgesetzt werden, da die PFL-Nummer xyz schon existiert"

   PFL-Nummern identifizieren eine Bestellung eindeutig. Sie dürfen PFL-Nummern nicht mehrfach vergeben. Die Vergabe einer PFL-Nummer in der Bestellmaske ist für sogenannte Email-Bibliotheken (das sind u.a. alle öffentlichen und kirchlichen Bibliotheken) optional. Wenn Sie keine PFL-Nummer vergeben, wird die ZFLS-Bestellnummer auch als PFL-Nummer verwendet.

4. "Der Auftrag für den Druck des roten Leihscheins konnte nicht abgesetzt werden, da sich die Bestellung nicht im Status "Sign" befindet. Aktueller Status der Bestellung: ..."

   Sie haben den Auftrag für den Druck des roten Leihscheins mehrfach abgesetzt. Das kann z.B. durch Neuladen des Vollformats der Bestellung über den entsprechenden Browser-Button geschehen. Verwenden Sie zum Aktualisieren der Seite das Icon "Aktualisieren" rechts oben.

   Analog sind Meldungen wie "Die Stornierung konnte nicht durchgeführt werden, da sich die Bestellung nicht im Status "WorkOut" oder "Shipped" befindet. Aktueller Status der Bestellung: ..." oder "Die Bestellung konnte nicht abgesetzt werden, da sie sich nicht im Status "Sign" oder "Finish" befindet. Aktueller Status der Bestellung: ..." zu interpretieren.

Änderungen des Bibliotheksnamens und der Bibliotheksadresse können über das Änderungsformular der Deutschen ISIL-Agentur und Sigelstelle an der Staatsbibliothek zu Berlin durchgeführt werden. Diese Daten sind auch für die anderen Verbünde von Interesse und werden deshalb in Berlin gepflegt. Geänderte Daten werden am nächsten Morgen per Programm in die bayerische Fernleihe-Konfiguration übernommen.

Die E-Mail-Adresse kann in der ZFLS-Administration im Menüpunkt "Konfiguration" geändert werden. Änderungen der E-Mail-Adresse bei der Deutschen ISIL-Agentur und Sigelstelle an der Staatsbibliothek zu Berlin werden nicht übernommen, da die Verbünde dieses Feld an dieser Stelle im Allgemeinen nicht auf einen aktuellen Stand halten.

Als Passwort für die Anmeldung bei der Administrationsoberfläche des ZFL-Servers wird zunächst standardmäßig die sogenannte Super-PIN konfiguriert. Die Verbundzentrale kann aber für Ihre Bibliothek das Passwort auf Wunsch auch jederzeit auf einen anderen Wert ändern. Wenn Sie eine Änderung wünschen, schreiben Sie bitte eine Email an den Administrator.

Falls Sie mit mehreren Sigeln arbeiten, Monographien und Kopien, passive und aktive Fernleihen usw. parallel bearbeiten wollen, können Sie in Ihrem Browser mit Reitern (Tabs) arbeiten ohne dass sich die Sessions überschneiden.

Sigel, die zeitweise oder dauerhaft nicht an der Online-Fernleihe teilnehmen oder deren Lokalsystem kein Fernleihrelevanz-Kennzeichen liefert - z.B. weil das Buch dort bestellt ist - werden nach einem * an die Sigelliste angehängt.

Beispiel (im Vollformat der Bestellung im Abschnitt "Leitweg"): Leitweg: 19, 12*1051

Erklärung: 1051 nimmt derzeit nicht an der aktiven Online-Fernleihe teil.

Sigel nach dem * werden für eine Bestellung nicht herangezogen.

Eine Bestellung bei Bibliotheken aus Berlin und Brandenburg ist über den bayerischen Verbundkatalog B3Kat nicht möglich. Auch diese Bibliotheken werden nach dem * aufgeführt. Beispiel: "473*83, 521, 188, 11". Eine Bestellung bei Bibliotheken aus Berlin und Brandenburg ist über die Datenbank Kooperativer Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg (KOBV) möglich.

Wie koennen Sie pruefen, ob ein Sigel an der aktiven Online-Fernleihe teilnimmt?

Nutzen Sie die "Suche nach Bibliotheksdaten", indem Sie unter der Navigation auf das Icon mit der Lupe klicken.

Es kann nach Sigel, ISIL, Name, Ort und Verbund gesucht werden.

Die Inhalte der Felder Name und Ort werden aus der ZDB extrahiert. Die Suche in den Felder Name und Ort wird unabhängig von Groß- und Kleinschreibung mit automatischer Rechts- und Linkstrunkierung durchgeführt.

Sie können Sigel, die nicht an der Online-Fernleihe teilnehmen, aber Bestellungen via Email akzeptieren, unter 'Infos' / 'DLV' / 'Konfiguration von Bibliotheken, die nicht an der Online-Fernleihe teilnehmen, aber Bestellungen via Email akzeptieren.' erfassen. Diese Sigel werden dann bei der Suche zusätzlich berücksichtigt, wenn die Suche in der Konfigurationstabelle, die alle an der Online-Fernleihe teilnehmenden deutschen Bibliotheken enthält, erfolglos war.

Sie müssen vor einer Fernleihbestellung natürlich nicht prüfen, ob die besitzenden Bibliotheken gebend an der Online-Fernleihe teilnehmen - dies macht der ZFL-Server für Sie. Wenn keine gebende Bibliothek ermittelt werden konnte, landet die Bestellung im Status Sign und kann nachsigniert werden.

Falls eine Bibliothek hier nicht verzeichnet ist, nimmt sie nicht an der Online-Fernleihe teil.

Die Mailing-Liste bay-lv wurde von der Bayerischen Kommission für Benutzung eingerichtet als Informations- und Diskussionsforum für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Fernleihstellen bayerischer Bibliotheken. Sie soll dem Informations- und Meinungsaustausch zu allen Fragen der Fernleihe und Dokumentlieferung dienen, der Erörterung grundsätzlicher Fragen sowie als Instrument, um sich bei Schwierigkeiten des Tagesbetriebes gegenseitig weiterzuhelfen.

Jede an der Online-Fernleihe teilnehmende Bibliothek sollte mit mindestens einer Email-Adresse in der bay-lv-Mailing-Liste eingetragen sein, da dort - zusätzlich zum Fernleihe-Blog (Technische Informationen) und dem Diskussionsforum Fernleihe, die beide über den Menüpunkt Infos der ZFLS-Administration zu erreichen sind - die neuesten Informationen, Fragen und Wünsche rund um die Online-Fernleihe veröffentlicht werden.

UPDATE Januar 2024: Von 2002 bis 2023 wurde die Mailingliste an der Uni Bayreuth verwaltet. Ab 2024 zieht die Liste um zum Leibniz-Rechenzentrum (LRZ) und hat die neue Adresse bay-lv@bib-bvb.de. Wer weiterhin E-Mails erhalten will, muss sich in den neuen Verteiler eintragen, eine automatische Übernahme findet nicht statt!

In die bay-lv-Mailing-Liste kann sich bis Ende Januar 2024 jeder selbst eintragen. Verwenden Sie dafür bitte dieses Formular (Angabe der E-Mail-Adresse und Klick auf "Subscribe" genügt). Ab Februar 2024 schreiben Sie bitte eine Mail an den Listen-Administrator, bay-lv-owner@bib-bvb.de mit der Bitte um Eintragung in die Liste. Abmeldungen oder Adressänderungen senden Sie bitte ebenfalls an bay-lv-owner@bib-bvb.de.

Emails an die Liste werden an die Adresse bay-lv@bib-bvb.de geschickt. Dies ist nur möglich, wenn die Absenderadresse selbst in der Mailingliste eingetragen ist.

Jede Bibliothek kann ihren individuellen Leitweg innerhalb der Verbundregion selbst festlegen und im Menüpunkt Konfiguration ändern.

Für technisch Interessierte: Beschreibung des Verfahrens zur Ermittlung der Sigelliste.

NSD02 ist ein BIK, kein Sigel und gehört zu M513. BIKs dürfen normalerweise nicht bei den besitzenden Sigeln erscheinen. Falls doch, bitte kurze E-Mail an den Administrator.

Die Besitznachweise von NSD02 sollten eigentlich schon vor längerer Zeit gelöscht werden. Das zuständige Referat prüft derzeit den Sachverhalt.

Die Verrechnung der überregionalen Online-Fernleihen für rückgabepflichtige Medien zwischen dem BVB und den Verbünden HBZ, SWB und HeBIS begann am 1.7.2005. Mit dem KOBV wird ab 1.11.2005 verrechnet, mit dem GBV ab 1.10.2006.

Die Verrechnung der überregionalen Online-Fernleihen für nicht rückgabepflichtige Medien zwischen dem BVB und den Verbünden SWB und HeBIS begann im November 2007. Mit dem GBV wird ab Januar 2008 verrechnet, mit dem HBZ und dem KOBV ab Februar 2008.

Jede Bibliothek erhält für eine gebende Fernleihe 1,20 €. Jede Bibliothek bezahlt für eine erfolgreiche nehmende Fernleihe 1,50 €.

Die Arbeitsgemeinschaft der Verbundsysteme hat sich darauf geeinigt, Online-Fernleihen einmal pro Jahr zu verrechnen. Als Abrechnungsstichtag wurde der 30. Juni eines jeden Jahres festgelegt.

Eine Übersicht zum Stand der verbundübergreifenden Fernleihe finden Sie hier.

Um über die ZFLS-Administration verbundübergreifende Fernleihen durchführen zu können, benötigt Ihre Bibliothek eine Zulassung zum Deutschen Leihverkehr. Bei entsprechendem Interesse wenden Sie sich bitte an die Leihverkehrszentrale der Bayerischen Staatsbibliothek.

Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Browser JavaScript aktiviert ist und Cookies akzeptiert werden.

Verwenden Sie bitte immer eine möglichst aktuelle Version Ihres Browsers (Firefox, Edge, Internet Explorer, Chrome, Opera, Safari etc.).

Der Benutzer kann bei Bestellungen über das zentrale Portal Gateway Bayern oder den InfoGuide bzw. TouchPoint seiner Heimatbibliothek auf der Fernleihe-Bestellmaske in dem 500 Zeichen langen freien Eingabefeld "Bemerkung" Kommentare erfassen.

Der Inhalt dieses Felds wird in das Feld "Benutzer-Kommentar" gestellt und an den ZFL-Server übertragen.

Kommentarfelder, die ihren Ursprung im InfoGuide haben, werden mit der einleitenden Wendung "InfoGuide: " in das Feld "Bearbeiter-Kommentar" gestellt und ebenfalls an den ZFL-Server übertragen.

Im ZFL-Server erscheinen diese Felder im Kurzformat der passiven und aktiven Bestellungen, die Benutzer-Kommentare eingeleitet durch "Benutzer-Kommentar: " sowie jeweils modifizierbar im Vollformat der passiven und aktiven Bestellungen im Abschnitt "Bestelldaten ändern" und in der Bestellmaske der "Freien Bestellung".

Das Benutzer-Kommentarfeld ist im ZFL-Server maximal 600 Zeichen lang, das Bearbeiter-Kommentarfeld maximal 3998 Zeichen.

Sie müssen, wenn Sie den Inhalt eines der beiden Kommentarfelder im Vollformat der Bestellung ändern und anschließend in die Bestellmaske der "Freien Bestellung" wechseln, diese Änderungen nicht zuvor über den Button "Ändern" speichern, das Programm macht das für Sie und zeigt die geänderten Feldinhalte anschließend in der Bestellmaske der "Freien Bestellung" an.
Das gilt auch für die Felder "Bearbeiter" und "Erledigungsfrist" und nicht nur beim Wechsel in die "Freie Bestellung", sondern auch bei "Druck Roter Leihschein", "Stornierung", bei den Email-Funktionen an Benutzer und Bibliotheken etc.

Das Bearbeiter-Kommentarfeld und das Benutzer-Kommentarfeld werden an gebende Bibliotheken übertragen.

Kommentare aus anderen Verbünden werden derzeit im Feld "Bearbeiter-Kommentar" angezeigt und bei gebenden bayerischen Email-Bibliotheken sowie bei Freien Bestellungen vollständig per Email übertragen.

Folgende Status werden vom ZFL-Server verwendet:

Cancel: Stornierung durch eine nehmende Bibliothek

CancelAFL: Stornierung durch eine gebende Bibliothek

Delete: Bestellvorgang gelöscht

Expire: Ablaufdatum erreicht

Failure: Sigelliste erfolglos abgearbeitet

Finish: Bestellvorgang abgeschlossen

LwS2ZFl: Einlesen der Kommunikationsdaten

NotAvailable: Bestellversuch nicht erfolgreich

OrderIn: Verbuchung der Bestellung im ZFL-Server

PrintRL: Ausdruck Roter Leihschein

Return: Rückversand des Mediums von einer nehmenden Bibliothek

Shipped: Ausleihverbuchung des Mediums bei einer gebenden Bibliothek

Sign: Leitweg abgearbeitet bzw. keine gebende Bibliothek vorhanden

WorkOut: Bestellversuch bei einer gebenden Bibliothek

ZFl2LwS: Eingang der Bestellung

Folgende Status werden von einem SISIS-Lokalsystem an den ZFL-Server gesendet:

Cancel: Stornierung durch eine nehmende Bibliothek

CancelAFL: Stornierung durch eine gebende Bibliothek

Return: Rückversand des Mediums von einer nehmenden Bibliothek

Shipped: Versand des Mediums von einer gebenden Bibliothek

1. Sie können sich jede Nacht per Email über passive Bestellungen, die an dem betreffenden Tag in Status Sign gewechselt sind oder seit mehr als 14 Tagen in Status WorkOut stehen, informieren lassen.

2. Außerdem können Sie sich jeden Sonntag per Email über passive Bestellungen, die 180 Tage in Status Shipped standen und deshalb vom Batch-Programm auf Status Finish geändert worden sind, informieren lassen.

Welche Vorgänge können damit überprüft werden?

2.1. Status "bestellt" im AC: Überprüfung, ob Benutzer gewünschtes Buch (evtl. durch Doppelbestellung) schon hatte. Oder (falls nein) Rückfrage an Benutzer, ob Buch noch gewünscht.

2.2. Status "PFL-Nummer ber. rückversandt" im AC (aber kein Entleiher eingetragen): Hinweis, dass die Nachbearbeitung der sog. Abräumliste nicht einwandfrei funktioniert.

Zusatzerläuterung: Bei Titeln von der Abräumliste (d.h. Buch wurde nicht vom Benutzer abgeholt und wird nach x Tagen zurückgeschickt) ist eine händische Umstellung erforderlich: im AC von "zurückgegeben" auf "rückversandt", im ZFL-Server von "Shipped" auf "Return".

2.3. Status "entliehen" im AC und überfällig: Kontaktaufnahme mit dem Benutzer, ggf. Sperrung des Benutzers.

2.4. Status "entliehen" im AC, aber noch in der Leihfrist: Kommt nicht sehr häufig vor (v.a. bei Lieferverzögerungen, Irrläufern, Vormerkungen) - ggf. Vermerk im Kommentarfeld des ZFL-Servers, dass das Buch immer noch beim Benutzer ist.

Wenden Sie sich bitte an den Administrator, falls die entsprechende Konfiguration vorgenommen werden soll.

Stellungnahme von HeBIS:

"Die von Ihnen genannte 'Ungereimtheit' kommt zustande, weil der Titel zwar prinzipiell bestellbar ist, jedoch - die Exemplare wurden erst vor ein paar Tagen erfasst - aktuell noch nicht verfügbar, weil 'im Geschäftsgang' - also auf dem Weg von der Erwerbung/Katalogisierung ins Magazin. Jede Bibliothek hat die Möglichkeit, die Dauer dieses 'Geschäftsgangs' festzulegen und das FL-System prüft anhand der Erfassungsdaten, ob das gewünschte Werk schon verfügbar ist. Ähnliche Widersprüchlichkeiten kommen auch schon mal vor, wenn eine Bibliothek geschlossen ist. Dann werden die entsprechenden Exemplare zwar auch nach außen als bestellbar angezeigt. Jedoch kann die Bibliothek wg. Schließzeiten aktuell nicht liefern und die Bestellung wird negativ quittiert."

Stellungnahme des GBV:

"Das Problem ist, dass in den sog. Nachweisinformationen im GSO-GVK nur ganz statisch die Ausleihindikatoren expandiert werden. Die ganzen Funktionalitäten des Fernleihsystems (Verfügbarkeitsfrist, Tageskapazität, Sperrungen usw.) werden leider nicht berücksichtigt. Unsere Endnutzer haben damit verbundintern die gleichen Probleme wie die Nutzer anderer Verbünde."

Die Gründe für diese Fehlermeldung im Einzelnen:

- der gewünschte Titel ist nur in einer Bibliothek vorhanden, die (noch) nicht an das Online-Bestellsystem des GBV angeschlossen ist (Institutsbibliotheken, Bibliotheken anderer Verbünde usw., die in den „Nachweisinformationen“ angezeigt werden)
- der gewünschte Band/Jahrgang einer Zeitschrift ist bei keiner an das Bestellsystem angeschlossenen Bibliothek vorhanden
- Sie möchten einen Titel ausleihen, die potenzielle Lieferbibliothek bietet aber nur den Versand von Kopien an
- die potenzielle Lieferbibliothek hat sich aus technischen oder sonstigen Gründen vorübergehend vom Bestellsystem abgemeldet
- die Tageskapazität der potenziellen Lieferbibliothek ist erreicht und die Bibliothek ist für das Bestellsystem an diesem Tag gesperrt
- der gewünschte Titel ist aktuell und von der potenziellen Lieferbibliothek noch für die Fernleihe gesperrt

In solchen Fällen wurde die Statusmeldung des Partnerverbunds aus technischen oder organisatorischen Gründen nicht im ZFL-Server des BVB verbucht.

Monographien:

Wenden Sie sich bitte an den Administrator und bitten Sie ihn, die Statusänderung (Shipped oder CancelAFL) für Ihre Bibliothek durchzuführen.

Ausnahmen: Wenn eine Statusänderung von der TIB Hannover (89), der UB Braunschweig (84) oder der Staatsbibliothek Berlin (1a) nicht an den ZFL-Server des BVB geliefert worden ist, können Sie diese Statusänderung selbst im Vollformat der Bestellung durchführen im Abschnitt "Bestellung bearbeiten". Bitte Statusänderungen für diese drei Sigel nur durchführen, wenn tatsächlich Statusmeldungen ausstehen.

Kopien:

Statusänderungen sind durch die nehmende Bibliothek im Vollformat der Bestellung im Abschnitt "Bestellung bearbeiten" möglich. Bitte Statusänderungen nur durchführen, wenn tatsächlich Statusmeldungen ausstehen.

Sie können Ihre Bestellungen nur indirekt löschen, indem Sie sie z.B. durch Stornierung oder "Druck Roter Leihschein" auf Status Finish setzen.

Das Batch-Programm, das jeden Sonntag läuft, löscht Bestellungen, die sich 365 Tage in Status Finish befanden.

Nach einer Löschung ist eine Bestellung nur noch über den Menüpunkt "Bestellungen suchen" mit dem Formular "Archivierte Bestellungen" zu finden.

Archivierte Bestellungen werden - um dem Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit gemäß §3a Bundesdatenschutzgesetz bei der Online-Fernleihe so weit wie möglich zu entsprechen - ein halbes Jahr nach der Löschung in den laufenden Bestellungen gelöscht.

Nutzen Sie die "Suche nach Bibliotheksdaten", indem Sie unter der Navigation auf das Icon mit der Lupe klicken.

Es kann nach Sigel, ISIL, Name, Ort und Verbund gesucht werden.

Die Inhalte der Felder Name und Ort werden aus der ZDB extrahiert. Die Suche in den Felder Name und Ort wird unabhängig von Groß- und Kleinschreibung mit automatischer Rechts- und Linkstrunkierung durchgeführt.

Sie können Sigel, die nicht an der Online-Fernleihe teilnehmen, aber Bestellungen via Email akzeptieren, unter 'Infos' / 'DLV' / 'Konfiguration von Bibliotheken, die nicht an der Online-Fernleihe teilnehmen, aber Bestellungen via Email akzeptieren.' erfassen. Diese Sigel werden dann bei der Suche zusätzlich berücksichtigt, wenn die Suche in der Konfigurationstabelle, die alle an der Online-Fernleihe teilnehmenden deutschen Bibliotheken enthält, erfolglos war.

Sie müssen vor einer Fernleihbestellung natürlich nicht prüfen, ob die besitzenden Bibliotheken gebend an der Online-Fernleihe teilnehmen - dies macht der ZFL-Server für Sie. Wenn keine gebende Bibliothek ermittelt werden konnte, landet die Bestellung im Status Sign und kann nachsigniert werden.

Sie können Fernleih-Bestellungen über den Menüpunkt "Bestellung" in der ZFLS-Administration durchführen.

Alternativ sind Bestellungen über das Verbundportal "Gateway Bayern" möglich.

Falls Sie über ein Sisis-Lokalsystem verfügen, können Sie Ihre Fernleihen auch über den InfoGuide bzw. TouchPoint durchführen.

Bibliotheksbenutzern stehen nur die letzten beiden Möglichkeiten zur Verfügung.

Überregionale Fernleih-Bestellungen sowie Nachsignierungen sind nur über den Menüpunkt "Bestellung" in der ZFLS-Administration möglich.

Eine Bestellung wechselt in folgenden Situationen in den Status Finish:

1. PFL-Stornierung: danach direkter Wechsel in Status Finish.
2. "Druck Roter Leihschein": danach direkter Wechsel in Status Finish.
3. Bestellung in der ZFLS-Administration mit Option "Bestellvorgang abschließen bei erfolgloser Bestellung" in Bestellmaske aktiviert: Wechsel in Status Finish bei erfolgloser Bestellung.
4. Rückbuchung bzw. -versand des Mediums in der nehmenden Bibliothek: Die Batch-Komponente erzeugt am nächsten Sonntag Status Finish (s.a. Wiki).
5. Bestellungen mit Status "Shipped" werden durch die Batch-Komponente nach 180 Tagen auf Status Finish geändert.
6. Bestellungen mit Status "Sign" werden durch die Batch-Komponente nach 180 Tagen auf Status Finish geändert.

Abgeschlossene Bestellungen in Status Finish werden nach 365 Tagen im ZFL-Server gelöscht.

Falls Sie über ein Sisis-Lokalsystem verfügen, kann der ZFL-Server so konfiguriert werden, dass die Emails, die der ZFL-Server beim Anlegen einer PFL- bzw. AFL-Bestellung standardmäßig an die jeweilige Bibliothek versendet, nicht versendet werden.

Setzten Sie sich in diesem Fall bitte mit dem Administrator in Verbindung.

Wenn ein Sisis-Lokalsystem bei einer passiven Fernleihe beim Anlegen eines PFL-Eintrags innerhalb des konfigurierten Timeouts (derzeit 3 Minuten) nicht antwortet, kann in diesem Lokalsystem der PFL-Eintrag nach dem Verbindungsabbau zwischen ZFL-Server und lokalem AV-Server trotzdem noch erzeugt werden. Zu diesem PFL-Eintrag gibt es im ZFL-Server dann keine Bestellung, da der ZFL-Server durch den Verbindungsabbau nicht weiß, ob der PFL-Eintrag doch noch angelegt worden ist.

Bei der aktiven Fernleihe bedeutet ein Überschreiten des Timeouts beim Bestellversuch bei einer gebenden Bibliothek, dass der ZFL-Server den Bestellversuch bei dieser Bibliothek als negativ bewertet und den Leitweg weiterverarbeitet, also die nächste Bibliothek im Leitweg kontaktiert bzw. den Status Sign erzeugt. Außerdem kann es auch hier passieren, dass die Verbuchung bei der gebenden Bibliothek nach dem Timeout doch noch durchgeführt wird. Das kann dann dazu führen, dass das Buch zweimal geliefert wird.

Die Fa. OCLC sieht keine Möglichkeit, diesen Fehler über den ZFL-Server abzufangen. Kontaktieren Sie deshalb bitte Ihren lokalen Systemverwalter, um die Ursache der langen Antwortzeit des AV-Servers (passive Fernleihe) bzw. OP-Servers (aktive Fernleihe) herauszubekommen.

Organisatorische Voraussetzungen für die Teilnahme an der Online-Fernleihe

Bevor eine Bibliothek an der Online-Fernleihe teilnehmen kann, muss – falls nicht bereits vorhanden – ein Fernleihsigel bei der Sigelstelle der Staatsbibliothek zu Berlin beantragt werden.

Öffentliche Bibliotheken wenden sich dann bitte an die Staatliche Landesfachstelle für das Öffentliche Bibliothekswesen.

Bibliotheken des Sankt Michaelsbund wenden sich dann bitte an den Sankt Michaelsbund.

Alle anderen Bibliotheken wenden sich dann bitte an die Leihverkehrszentrale der Bayerischen Staatsbibliothek.

Technische Voraussetzungen für die Teilnahme an der Online-Fernleihe

Nachdem die organisatorischen Voraussetzungen erfüllt sind, kann Ihre Bibliothek für die Online-Fernleihe konfiguriert werden. Wenden Sie sich hierfür bitte an die Verbundzentrale des Bibliotheksverbunds Bayern.

Es gibt zwei Möglichkeiten der Teilnahme an der Online-Fernleihe:

• das Verfahren über SLNP (Simple Library Network Protocol)

• das Verfahren über Email

Das SLNP-Verfahren setzt das Vorliegen geeigneter Schnittstellen zum Zentralen Fernleih-Server voraus. Das Verfahren unterscheidet sich grundlegend von der Bestellabwicklung über strukturierte Emails, da SLNP-Schnittstellen die Abprüfung der aktuellen Verfügbarkeit von Medien durch den ZFL-Server sowie die automatische Übernahme von lokalen Buchungen in den Zentralen Fernleih-Server ermöglichen. SLNP ist ein socketbasiertes Protokoll, das von der Firma Sisis Informationssysteme GmbH für das Sisis-Sunrise-System entwickelt wurde. Bei der Online-Fernleihe wird eine Teilmenge von SLNP-Funktionalitäten für die Kommunikation zwischen dem ZFL-Server und verschiedenen Lokalsystemen eingesetzt. Diese SLNP-Funktionen können von allen Bibliothekssystemen frei implementiert werden.

Das Email-Verfahren kommt zum Einsatz, wenn das Lokalsystem keine geeigneten Schnittstellen zum ZFL-Server bietet. Hier erfolgt die Kommunikation mit dem ZFL-Server über strukturierte Emails.

Wenn eine gebende Bibliothek eine Ausleihverbuchung durchführt, also eine Shipped-Meldung an den ZFL-Server generiert, wird anschließend in der nehmenden Bibliothek eine Änderung der PFL-Daten durchgefuehrt, indem Sigel und Signatur der gebenden Bibliothek eingetragen werden.

Nun kann es leider vorkommen, dass die nehmende Bibliothek nicht erreichbar ist, z.B. wegen Wartungsarbeiten. Der ZFL-Server versucht dann dreimal im Abstand von einer Minute diese PFL-Datenänderung durchzuführen, dann gibt er es auf, mit der Folge, dass Sigel und Signatur im Lokalsystem der nehmenden Bibliothek nicht korrekt sind.

Sie können diese Datenverluste minimieren, indem Sie Wartungsarbeiten möglichst nachts oder am Wochenende durchführen.

Von unvorhersehbaren Ausnahmefällen abgesehen ist der ZFL-Server im Allgemeinen rund um die Uhr erreichbar.

Verlängerungen bei bayerischen Bibliotheken sind in der Regel nicht erforderlich.

Hierzu eine Erläuterung der aktiven Fernleihe der Bayerischen Staatsbibliothek:

"Die Vergabe der Leihfristen im Deutschen Leihverkehr wird (leider) sehr unterschiedlich gehandhabt.
Vermutlich lässt sich hier nichts vereinheitlichen.

In unserer AFL lassen sich drei "Leihfristarten" unterscheiden.

- besondere Leihfristen (z.B. bei Büchern von Sonderabteilungen)
>> Dauer sehr unterschiedlich, keine Verlängerung möglich

- Leihfristen für Zeitschriften
>> 4 Wochen Grundleihfrist (Hin- u. Rücktransport sind hier einberechnet; Medium kann während der Grundleihfrist von uns nicht vorzeitig zurückgefordert werden)
+ 1 automatische Verlängerung von 2 Wochen (unter Vorbehalt, vorzeitige Rückforderung möglich)

- Standardleihfrist
>> 6 Wochen Grundleihfrist (Hin- u. Rücktransport sind hier einberechnet; Medium kann während der Grundleihfrist von uns nicht vorzeitig zurückgefordert werden)
+ 2 automatische Verlängerungen von jeweils 4 Wochen (unter Vorbehalt, vorzeitige Rückforderung möglich)

Verlängerungsanträge seitens der Nehmerbibliotheken sind nicht notwendig, da die Verlängerungen automatisch erfolgen.
Zudem würde eine manuell durchgeführte Verlängerung eine vorzeitige Rückforderung (z.B. wegen einer Vormerkung) nicht verhindern.
Die Rückforderung wird der ausleihenden Bibliothek in einem separaten Schreiben mitgeteilt."

Regionale Vormerkungen:

1. Funktion „Freie Bestellung“ in der ZFLS-Administration:

• Freie Eingabe eines oder mehrerer Sigel der potentiell gebenden Bibliotheken.
• Auswahl eines Radiobuttons mit der Beschriftung „Vormerkung gewünscht?“ - Generierung einer Email von der nehmenden an die gebende Bibliothek.
• Statuswechsel der Bestellung: ZFl2LwS, LwS2ZFl, OrderIn (nicht bei Nachsignierung), WorkOut, Shipped.
• Falls die gebende Bibliothek die Vormerkung nicht durchführen kann, storniert sie in der ZFLS-Administration mit CancelAFL.

2. Vormerkung direkt im OPAC der gebenden Bibliothek durch die nehmende Bibliothek. Dies ist das vorzugsweise anzuwendende Verfahren. Hierfür benötigen Sie allerdings eine Benutzernummer und ein Kennwort bei der gebenden Bibliothek. Da Ihre Bibliothek an der Online-Fernleihe teilnimmt, haben die potentiell gebenden Bibliotheken für Ihre Bibliothek Benutzernummer und Kennwort schon vergeben. Sie müssen diese Angaben also nur noch z.B. telefonisch erfragen.

Überregionale Vormerkungen:

Vormerkungen sind über die Funktion „Freie Bestellung“ in der ZFLS-Administration durchzuführen (s.a. Beschreibung unter "Regionale Vormerkungen").