VerrechnungKopien

Verrechnung von positiv erledigten regionalen Kopienfernleihen mit mehr als 40 Seiten

Im Menüpunkt Verrechnung der positiv erledigten regionalen Kopienfernleihen mit mehr als 40 Seiten ist das entsprechende Programm zu finden.

Hintergrund ist ein entsprechender Auftrag der Kommission für Benutzung (KB) (s. Ergebnisprotokoll der 7. Kommissionssitzung vom 22.09.2009, TOP 4.3):

"Die Kommission für Benutzung bittet die Verbundzentrale, zu prüfen, ob die Einrichtung eines zentralen Abrechnungsverfahrens für die innerbayerische Verrechnung der Fernleihkopienlieferungen ab 41 Vorlagenseiten möglich ist. Dazu müsste im ZFL eine Statistikfunktion eingerichtet werden, so dass die bayerischen Bibliotheken keine lokalen Statistiken für die Abrechnung mehr führen müssen. Die gebende Bibliothek würde dann den zu berechnenden Betrag im System eingeben und am Ende des Abrechnungszeitraums erfolgt eine Aufrechnung von Soll und Haben der einzelnen Bibliotheken. Jede Bibliothek mit Sollstellung zahlt an die Verbundzentrale bzw. jede Bibliothek mit Habenstellung bekommt Geld von der Verbundzentrale. Die Abrechnungsposten sollten nachvollziehbar aufgelistet sein, so dass eine Kontrollmöglichkeit besteht. Sollte ein solches zentrales Abrechnungsverfahren möglich sein, wird die KB eine entsprechende Empfehlung zur Umsetzung geben."

Regionale Bestellungen im Status WorkOut, zu denen ein PDF hochgeladen wird, werden automatisch in die Verrechnungsdatenbank übernommen, wenn mehr als 40 Seiten vorliegen. Das Deckblatt wird nicht mitgezählt.
Nachlieferungen im Status Shipped werden nicht berücksichtigt. In diesen Fällen müssen Sie ggf. manuell Einträge vornehmen, modifizieren oder löschen.

Für den Eintrag in die Verrechnungsdatenbank wird die Seitenzahl des ersten zur Verfügung gestellten PDFs ausgewertet. Die Anzahl nachgelieferter Seiten, wie es bei Reklamationen wegen fehlender Seiten oder einer Fehllieferung vorkommen kann, wird nicht berücksichtigt. Das hat Vor- und Nachteile, weshalb Sie die Einträge in der Verrechnungsdatenbank ggf. separat prüfen sollten. Eine vollständige Automatisierung ist hier nicht möglich. Einen Eintrag zu ändern, zu löschen oder neu anzulegen ist aber aus AFL-Sicht unproblematisch.

Beispiele:

1. Fall 1: Ein Aufsatz mit 50 Seiten soll ausgeliefert werden; beim Scannen werden 2 Seiten vergessen; da das PDF trotzdem noch 48 Seiten umfasst, wird in der Verrechnungsdatenbank ein Eintrag von 6 EUR angelegt; aufgrund einer Reklamation werden nun die beiden fehlenden Seiten nachgescannt; der Eintrag wird dadurch sinnvollerweise nicht aus der Verrechnungsdatenbank gelöscht.
2. Fall 2: Ein Aufsatz mit 42 Seiten soll ausgeliefert werden; beim Scannen werden 4 Seiten vergessen; da das PDF damit nur noch 38 Seiten umfasst, wird in der Verrechnungsdatenbank kein Eintrag von 6 EUR angelegt; aufgrund einer Reklamation werden nun die 4 fehlenden Seiten nachgescannt; auch wenn es jetzt insgesamt 42 Seiten sind, führt das nicht dazu, dass ein Eintrag erzeugt wird; Sie müssen diesen manuell anlegen.
3. Fall 3: Es wird versehentlich ein falscher Aufsatz gescannt, der 45 Seiten umfasst; dadurch wird in der Verrechnungsdatenbank automatisch ein Eintrag von 6 EUR erzeugt; die Fehllieferung wird daraufhin reklamiert; der richtige Artikel umfasst nur 35 Seiten und wird nachgescannt; der Verrechnungsdatenbank-Eintrag wird dadurch nicht gelöscht; dies müssen Sie manuell vornehmen.
4. Fall 4: Ein Aufsatz mit 61 Seiten soll ausgeliefert werden; da 2 Seiten vergessen werden, wird nur für 59 Seiten ein Eintrag erzeugt; dieser beträgt 6 EUR; aufgrund einer Reklamation werden die beiden Seiten nachgeliefert; da es nun insgesamt 61 Seiten sind, dürften Sie 8 EUR berechnen; der Verrechnungsdatenbank-Eintrag wird aber nicht automatisch hochgesetzt; Sie müssten ihn manuell ändern.
5. Fall 5: Aus einem falschen Heft wird ein 45-seitiger Aufsatz gescannt; dadurch wird automatisch ein Verrechnungsdatenbank-Eintrag von 6 EUR erzeugt; die Fehllieferung wird daraufhin reklamiert; beim Prüfen stellt sich heraus, dass das richtige Heft aufgrund einer Bestandslücke nicht vorhanden ist; der richtige Aufsatz kann somit nicht ausgeliefert werden; deshalb stornieren Sie die Bestellung; dadurch wird der Verrechnungsdatenbank-Eintrag ebenfalls gelöscht.

Die Felder Bestellnummer, Seitenanzahl, Datum der Statusänderung auf Shipped, Sigel der nehmenden Bibliothek und Sigel der gebenden Bibliothek werden dabei mit den aktuellen Werten aus der ZFLS-Datenbank in die Verrechnungsdatenbank eingetragen.

Wenn die Bestellung von der gebenden Bibliothek abgesagt wird, so wird die Bestellung in der Verrechnungsdatenbank gelöscht.

Bei kostenpflichtigen Kopienlieferungen an außerbayerische Bibliotheken müssen Sie weiterhin Rechnungen schreiben. Das gilt auch für regionale bayerische Bibliotheken, die nicht an der Online-Fernleihe teilnehmen.

Es werden die auch in der ZFLS-Administrationsoberfläche angezeigten PDF-Seiten ausgewertet, nicht die Vorlagenseiten. Prinzipiell wird empfohlen, pro Vorlagenseite einen Scan anzufertigen, also nicht doppelseitig zu scannen.
Wenn Sie z.B. 50 Seiten doppelseitig scannen und dafür trotzdem 6 EUR berechnen möchten, würde in der Verrechnungsdatenbank nicht automatisch ein Eintrag erzeugt werden. Diesen müssten Sie manuell anlegen. Wenn Sie die 50 Seiten hingegen einzeln scannen, werden die Kosten von 6 EUR automatisch eingetragen.

Regionale Bestellungen, bei denen die eigene Bibliothek nicht die nehmende Bibliothek ist, können durch die gebende Bibliothek in der Anwendung manuell erfasst werden.

Dies ist z.B. für Kopien-Bestellungen, die per Post ausgeliefert und nicht gescannt werden, erforderlich.

Im Abschnitt Bestellung anlegen können Sie hierfür mit der ZFLS-Bestellnummer bzw. mit der PFL-Nummer und dem Sigel der nehmenden Bibliothek nach der Bestellung im ZFL-Server suchen. Geben Sie anschließend eine Seitenanzahl größer 40 Seiten ein oder wählen Sie - falls die Ermittlung der genauen Seitenanzahl zu aufwändig ist - aus der Auswahlliste einen der Werte "41 - 60 Seiten", "61 - 80 Seiten", "81 - 100 Seiten" oder "101 - 120 Seiten" aus und speichern Sie die Bestellung über das Diskettensymbol.

Positiv erledigte regionale Kopienfernleihen (PFL) mit mehr als 40 Seiten.
Unter den Spaltenbezeichnungen "Bestellnummer", "Gebende Bibliothek", "Anzahl Seiten", "Letzte Statusänderung" können Sie die Bestellungen über die entsprechenden Symbole auf- und absteigend sortieren.
In der Spalte "Bestellnummer" finden Sie außerdem ein Eingabefeld für die Suche nach einer bestimmten Bestellnummer.
Wenn Sie auf die Bestellnummer klicken, wird die Vollanzeige der Kopien- bzw. Monographienbestellung angezeigt.
In der Spalte "Kosten" sind die sich aus der Seitenanzahl ergebenden Kosten aufgeführt, in der Spalte "Zusatzkosten" ggf. von der gebenden Bibliothek erfasste zusätzliche Kosten.

Positiv erledigte regionale Kopienfernleihen (AFL) mit mehr als 40 Seiten.
Die einzelnen Spalten entsprechen im Allgemeinen denjenigen der passiven Bestellungen.
Statt "Gebende Bibliothek" gibt es aber eine Spalte "Nehmende Bibliothek".
Außerdem sind die Spalten "Anzahl Seiten" und "Zusatzkosten" editierbar.
Die Zusatzkosten sind im folgenden Format zu erfassen: ein bis drei Ziffern vor dem Komma, dann ein Komma, dann zwei Ziffern.
Die Seitenanzahl kann direkt eingegeben werden oder über die Auswahlliste - falls die Ermittlung der genauen Seitenanzahl zu aufwändig ist - aus den Werten "41 - 60 Seiten", "61 - 80 Seiten", "81 - 100 Seiten" oder "101 - 120 Seiten" ausgewählt und über das Diskettensymbol gespeichert werden.
Die Eingabe einer Seitenanzahl 0 bei den aktiven Kopienfernleihen hat die Löschung der Bestellung in der Verrechnungsdatenbank zur Folge.

Die Eingabe einer Seitenanzahl kleiner als 41 und größer als 0 bei den aktiven Kopienfernleihen oder im Abschnitt "Bestellung anlegen" hat zur Folge, dass die Kosten auf 0 Euro gesetzt werden. Damit können z.B. Kopien aus Mikroformen, für die in Ihrer Bibliothek andere Regelungen gelten, mit Hilfe des Felds Zusatzkosten erfasst werden.
Wenn die Seitenanzahl aus der Auswahlliste ausgewählt wird, hat diese Auswahl Vorrang vor einer manuellen Eingabe der Seitenanzahl.

Nach Ende der Verrechnungsperiode (1.7. bis 30.6.) sind bis 9.7. noch Änderungen und Löschungen möglich. Für Änderungen und Löschungen nach 9.7. sowie Neuaufnahmen wenden Sie sich bitte an den Administrator.

Bei mehr als 10 Bestellungen finden Sie jeweils darunter die Möglichkeit, in den Bestellungen vorwärts- und rückwärtsblättern zu blättern.

Vor dem Abschnitt "Bestellung anlegen" finden Sie jeweils das aktuelle Saldo Ihrer Bibliothek.

Die Verrechnung erfolgt einmal im Jahr, zusammen mit der Abrechnung der verbundübergreifenden Fernleihe.
30 Cent gehen je verrechneter Bestellung an die Verbundzentrale, um einen kleinen Teil des Entwicklungs- und Pflegeaufwands abzudecken.