KurzeEinfuehrungInDenZFLS
Kurze Einführung in den Zentralen Fernleih-Server
Die Administrationsoberfläche des Zentralen Fernleih-Servers stellt dem Bibliothekar
verschiedene Funktionalitäten in Zusammenhang mit der Online-Fernleihe rückgabepflichtiger und nicht rückgabepflichtiger Medien zur Verfügung.
Der Bibliothekar kann:
- sich einen Überblick über die passiven und aktiven Fernleih-Bestellungen seiner Bibliothek verschaffen
- regionale und überregionale Fernleih-Bestellungen durchführen
- erfolglose Bestellungen nachsignieren
- Rückfragen und Negativbescheide mit Hilfe von Textbausteinen per E-Mail an den Benutzer versenden
- Rückfragen mit Hilfe von Textbausteinen per E-Mail an andere Bibliotheken versenden
- Statusänderungen durchführen
- Bestellungen nach unterschiedlichen Kriterien suchen
- Statistiken erstellen
- ... und vieles mehr
Die Administrationsoberfläche des Zentralen Fernleih-Servers ist in zwei Teile gegliedert:
- oben eine Navigation mit der Startseite und den Menüpunkten Passive Fernleihen, Aktive Fernleihen, Suchen & Bestellung und Infos.
Darunter kann nach ZFLS-Nummer, PFL-Nummer und / oder nach einem Sigel gesucht werden. - unten das Anzeige- bzw. Arbeitsfeld
Im Folgenden werden die einzelnen Menüpunkte und die dazugehörigen Funktionalitäten kurz vorgestellt.
Startseite
Folgende Informationen finden Sie auf der Startseite:
- Bestellübersicht für Monographien (Deutscher Leihverkehr)
- Anzahl der aktiven Fernleihen, die sich seit mehr als 14 Tagen im Status WorkOut befinden (ohne freie Bestellungen und Vormerkungen)
- Anzahl der aktiven Fernleihen, die sich seit mehr als 14 Tagen im Status WorkOut befinden (freie Bestellungen und Vormerkungen)
- Anzahl der passiven Fernleihen, die sich seit mehr als 14 Tagen im Status WorkOut befinden
- Anzahl der passiven Fernleihen, die sich im Status Sign befinden (ohne Rückfragen)
- Anzahl der passiven Fernleihen, die sich seit mehr als 14 Tagen im Status Sign befinden und zu denen Ihre Bibliothek Rückfragen generiert hat
Hinweis: Falls aktive Fernleihen in Ihrem Lokalsystem ausleihverbucht oder storniert worden sind, im ZFL-Server aber noch auf WorkOut stehen, ändern Sie bitte den Status in der Administrationsoberfläche entsprechend, damit eine korrekte und schnelle Abarbeitung des Leitwegs gewährleistet werden kann.
- Bestellübersicht für Kopien (Deutscher Leihverkehr)
Auswertungen s. Bestellübersicht für Monographien (Deutscher Leihverkehr).
- Bestellübersicht für E-Books Monographien
- Anzahl der aktiven Fernleihen im Status WorkOut
- Anzahl der passiven Fernleihen im Status WorkOut
- Anzahl der passiven Fernleihen, die sich im Status Sign befinden (ohne Rückfragen)
- Anzahl der passiven Fernleihen, die sich seit mehr als 7 Tagen im Status Sign befinden und zu denen Ihre Bibliothek Rückfragen generiert hat
Hinweis: Kontrollieren Sie als gebende Bibliothek bitte regelmäßig, ob hier neue aktive Bestellungen im Status WorkOut stehen.
- Bestellübersicht für E-Books Kopien
Auswertungen s. Bestellübersicht für E-Books Monographien.
- Bestellübersicht für Monographien (Internationaler Leihverkehr)
- Anzahl der aktiven Fernleihen, die sich seit mehr als 14 Tagen im Status WorkOut befinden
- Anzahl der passiven Fernleihen, die sich seit mehr als 14 Tagen im Status WorkOut befinden
- Anzahl der passiven Fernleihen, die sich im Status Sign befinden (ohne Rückfragen)
- Anzahl der passiven Fernleihen, die sich seit mehr als 14 Tagen im Status Sign befinden und zu denen Ihre Bibliothek Rückfragen generiert hat
Hinweis: Falls aktive Fernleihen in Ihrem Lokalsystem ausleihverbucht oder storniert worden sind, im ZFL-Server aber noch auf WorkOut stehen, ändern Sie bitte den Status in der Administrationsoberfläche entsprechend, damit eine korrekte und schnelle Abarbeitung des Leitwegs gewährleistet werden kann.
- Bestellübersicht für Kopien (Internationaler Leihverkehr)
Auswertungen s. Bestellübersicht für Monographien (Internationaler Leihverkehr).
Durch Klicken auf die jeweiligen Zahlen gelangen Sie zur Anzeige der entsprechenden Bestellungen.
- Aktuelle Informationen
Die Aktuellen Informationen enthalten eine Übersicht über Änderungen in den für die Fernleihe verwendeten Kommunikationskanälen Diskussionsforum, Dokumentation, Mailingliste und Technische Informationen.
Auf Schließzeiten einzelner Bibliotheken wird ggf. am Anfang der Liste hingewiesen.
Durch Klicken auf den Link in der linken Spalte Quelle gelangen Sie direkt in die jeweilige Anwendung.
Es werden Änderungen der letzten 30 Tage angezeigt.
Eine chronologische Sortierung und eine Sortierung nach Quelle sind möglich.
Mit dem Icon links oben können Bestellübersichten und Aktuelle Informationen vertauscht werden.
Passive Fernleihen :: Monographien
Unter dem Menüpunkt Passive Fernleihen :: Monographien können Sie sich für Bestellungen des Deutschen und Internationalen Leihverkehrs sowie für E-Books abhängig von Bestellstatus, Bestellzeitraum und Erscheinungsjahr einen Überblick über die passiven Fernleihen Ihrer Bibliothek verschaffen. Ein weiteres Suchkriterium sind Rückfragen (mit, ohne, nur).
Es kann nach Buchungs-, Bestelldatum oder Titel auf- oder absteigend sortiert werden, bei Status Sign auch nach Erledigungstermin.
Das Suchformular kann mit dem Icon links unter dem Formular ein- und ausgeblendet werden.
Durch Anklicken der ZFL-Bestellnummer / PFL-Nummer in der linken Spalte des Kurzformats kann in das Vollformat der Bestellung gewechselt werden.
Im Vollformat einer Bestellung haben Sie im Abschnitt "Bestelldaten ändern" die Möglichkeit, Daten der Bestellung zu ändern.
Es folgt der Abschnitt "Bestellhistorie".
Im Abschnitt "Bestellung bearbeiten" haben Sie abhängig vom Status und von den Daten der Bestellung diverse Bearbeitungsmöglichkeiten.
Im Status Sign haben Sie z.B. abhängig von den vorliegenden Bestelldaten die Möglichkeit
- in die Funktion "Suchen & Bestellen" zu wechseln, um eine Nachsignierung durchzuführen
- über den Button "Freie Bestellung" eine Bestellung an eine oder mehrere Bibliotheken per E-Mail zu senden
- den Status über den Button "Druck Roter Leihschein" auf Finish zu setzen, die Bestellung also abzuschließen
- die Bestellung über den Button "Stornierung" zu stornieren
- eine automatisierte verbundübergreifende Fernleihe in den Partnerverbünden anzustoßen
- über die Auswahl eines oder mehrerer Sigel aus einer bereits existierenden Sigelliste direkt einen weiteren Bestellversuch zu starten
- mit Hilfe der Signaturenübersicht sich beispielsweise Signaturen sowie die aktuellen Werte des Ausleihstatus und der Fernleihrelevanz direkt aus den Lokalsystemen der besitzenden Bibliotheken anzeigen zu lassen
Auch Bestellungen in Status Finish können abhängig von den Daten der Bestellung in diesem Abschnitt mit Hilfe der Funktionen "Suchen & Bestellen", "Freie Bestellung", der automatisierten verbundübergreifenden Fernleihe oder der Auswahl eines oder mehrerer Sigel aus einer bereits existierenden Sigelliste wieder aktiviert werden.
In den folgenden Abschnitten werden der Leitweg (soweit vorhanden), dann Angaben zum Titel, zum Besteller, sonstige Informationen, eine Suche nach Mehrfachbestellungen und anschließend die Option, Dateien zur Bestellung zu speichern, angezeigt.
Passive Fernleihen :: Kopien
Unter dem Menüpunkt Passive Fernleihen :: Kopien können Sie sich für Bestellungen des Deutschen und Internationalen Leihverkehrs sowie für E-Books abhängig von Bestellstatus, Bestellzeitraum und Erscheinungsjahr einen Überblick über die passiven Fernleihen Ihrer Bibliothek verschaffen.
Die Bestellungen können im Kurzformat nach Bestelldatum, Buchungsdatum oder Titel, bei Status Sign auch nach Erledigungstermin auf- oder absteigend sortiert angezeigt werden.
Das Suchformular kann mit dem Icon links unter dem Formular ein- und ausgeblendet werden.
Durch Anklicken der ZFL-Bestellnummer / PFL-Nummer in der linken Spalte des Kurzformats kann in das Vollformat der Bestellung gewechselt werden.
Im Vollformat einer Bestellung haben Sie im Abschnitt "Bestelldaten ändern" die Möglichkeit, Daten der Bestellung zu ändern.
Es folgt der Abschnitt "Bestellhistorie".
Im Abschnitt "Bestellung bearbeiten" haben Sie abhängig vom Status und von den Daten der Bestellung diverse Bearbeitungsmöglichkeiten.
Im Status Sign haben Sie z.B. die Möglichkeit
- in die Funktion "Suchen & Bestellen" zu wechseln, um eine Nachsignierung durchzuführen
- über den Button "Freie Bestellung" eine Bestellung zu erzeugen
- den Status über den Button "Druck Roter Leihschein" auf Finish zu setzen, die Bestellung also abzuschließen
- die Bestellung über den Button "Stornierung" zu stornieren
Auch Bestellungen in Status Finish können in diesem Abschnitt mit Hilfe der Funktionen "Suchen & Bestellen" oder "Freie Bestellung" wieder aktiviert werden.
In den folgenden Abschnitten werden der Leitweg (soweit vorhanden), dann Angaben zum Titel, zum Besteller, sonstige Informationen, eine Suche nach Mehrfachbestellungen und anschließend die Option, Dateien zur Bestellung zu speichern, angezeigt.
Aktive Fernleihen :: Monographien
Unter dem Menüpunkt Aktive Fernleihen :: Monographien können Sie sich für Bestellungen des Deutschen und Internationalen Leihverkehrs sowie für E-Books abhängig von Bestellstatus und Bestellzeitraum einen Überblick über die aktiven Fernleihen Ihrer Bibliothek verschaffen.
Es kann nach Buchungs-, Bestelldatum oder Titel auf- oder absteigend sortiert werden.
Das Suchformular kann mit dem Icon links unter dem Formular ein- und ausgeblendet werden.
Durch Anklicken der ZFL-Bestellnummer / PFL-Nummer in der linken Spalte des Kurzformats kann in das Vollformat der Bestellung gewechselt werden.
Im Vollformat einer Bestellung haben Sie im Abschnitt "Bestelldaten ändern" die Möglichkeit, Daten der Bestellung zu ändern.
Es folgt der Abschnitt "Bestellhistorie".
Im Abschnitt "Bestellung bearbeiten" haben Sie abhängig vom Status der Bestellung diverse Bearbeitungsmöglichkeiten.
Im Status WorkOut haben Sie z.B. die Möglichkeit
- eine Statusänderung nach Shipped durchzuführen
- eine Statusänderung nach CancelAFL durchzuführen mit der zusätzlichen Option, den Leitweg abzubrechen, die Bestellung also nicht an ggf. weitere im Leitweg nach Ihrem Sigel folgende Bibliotheken weiterzuleiten
- mit Hilfe der Signaturenübersicht sich beispielsweise Signaturen sowie die aktuellen Werte des Ausleihstatus und der Fernleihrelevanz direkt aus den Lokalsystemen der besitzenden Bibliotheken anzeigen zu lassen
Die gleichen Optionen stehen Ihnen mit Ausnahme der Statusänderung nach Shipped im Status Shipped zur Verfügung.
In den folgenden Abschnitten werden der Leitweg, dann Angaben zum Titel, zum Besteller, sonstige Informationen und anschließend die Option, Dateien zur Bestellung zu speichern, angezeigt.
Aktive Fernleihen :: Kopien
Unter dem Menüpunkt Aktive Fernleihen :: Kopien können Sie sich für Bestellungen des Deutschen und Internationalen Leihverkehrs sowie für E-Books abhängig von Bestellstatus und Bestellzeitraum einen Überblick über die aktiven Fernleihen Ihrer Bibliothek verschaffen.
Es kann nach Buchungs-, Bestelldatum oder Titel auf- oder absteigend sortiert werden.
Das Suchformular kann mit dem Icon links unter dem Formular ein- und ausgeblendet werden.
Durch Anklicken der ZFL-Bestellnummer / PFL-Nummer in der linken Spalte des Kurzformats kann in das Vollformat der Bestellung gewechselt werden.
Im Vollformat einer Bestellung haben Sie im Abschnitt "Bestelldaten ändern" die Möglichkeit, Daten der Bestellung zu ändern.
Es folgt der Abschnitt "Bestellhistorie".
Im Abschnitt "Bestellung bearbeiten" haben Sie abhängig vom Status der Bestellung diverse Bearbeitungsmöglichkeiten.
Im Status WorkOut haben Sie z.B. die Möglichkeit
- eine Statusänderung nach Shipped durchzuführen
- eine Statusänderung nach CancelAFL durchzuführen mit der zusätzlichen Option, den Leitweg abzubrechen, die Bestellung also nicht an ggf. weitere im Leitweg nach Ihrem Sigel folgende Bibliotheken weiterzuleiten
In den folgenden Abschnitten werden der Leitweg, dann Angaben zum Titel, zum Besteller, sonstige Informationen und anschließend die Option, Dateien zur Bestellung zu speichern, angezeigt.
Bestellung
Unter dem Menüpunkt Bestellung haben Sie die Möglichkeit, abhängig von Ihrer Berechtigung (Zulassung zum Deutschen Leihverkehr) Bestellungen auf rückgabepflichtige und nicht rückgabepflichtige Medien in folgenden Datenbanken durchzuführen:
- Bibliotheksverbund Bayern (BVB)
- Gemeinsamer Bibliotheksverbund (GBV)
- Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen (HBZ)
- Hessisches BibliotheksInformationsSystem (HeBIS)
- Kooperativer Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg (KOBV)
- Südwestdeutscher Bibliotheksverbund (SWB)
- Zeitschriftendatenbank (ZDB)
Bestellungen auf nicht rückgabepflichtige Medien bei bayerischen Bibliotheken sind über die Datenbank des Bibliotheksverbunds Bayern (BVB) und die Zeitschriftendatenbank (ZDB) möglich.
Bestellungen auf nicht rückgabepflichtige Medien bei Bibliotheken des GBV, HBZ, HeBIS, KOBV und SWB sind über die Datenbanken dieser Verbünde (Kopien aus Monographien, z.T. Aufsatz-Datensätze) und die Zeitschriftendatenbank (Kopien aus Zeitschriften) möglich.
Bibliotheken ohne Zulassung zum Deutschen Leihverkehr können nur in der Datenbank des Bibliotheksverbunds Bayern (BVB) Bestellungen durchführen.
Die Suchmaske kann entweder direkt über den Menüpunkt Bestellung aufgerufen werden oder aus der Vollanzeige einer Bestellung, die sich im Status Sign oder Finish befindet, um eine Nachsignierung durchzuführen.
Freie Bestellung
Unter dem Menüpunkt Freie Bestellung haben Sie die Möglichkeit, Medien zu bestellen, die normalerweise nicht über die Online-Fernleihe bestellbar sind.
Die "Freie Bestellung" ist auch im Vollformat der Bestellung in den Status Sign und Finish aufrufbar. Hierbei werden Daten der Bestellung automatisch in das Formular übernommen.
Diese Bestellmöglichkeit sollte nur genutzt werden, wenn sonst keine Online-Bestellung möglich ist, z.B. bei systemseitig abgelehnten Bestellungen, älteren Titeln (vor 1850), ganzen Zeitschriftenbänden, dienstlichen Lückenergänzungen, Vormerkungen bei Bibliotheken, bei denen nicht über den lokalen Katalog vorgemerkt werden kann, Repro-Bestellungen, Kostenvoranschlägen usw.
Bitte beachten Sie, dass für die korrekte Weiterverarbeitung von Vormerkungen, die über die Freie Bestellung erzeugt werden, unbedingt der Button "Vormerkung gewünscht?" (ganz unten im Formular) auf "ja" gesetzt werden muss.
Bestellungen suchen
Unter dem Menüpunkt Bestellungen suchen können Sie mit Hilfe diverser Suchfelder nach laufenden und archivierten Bestellungen suchen.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, nach einer ZFLS- bzw. A-Nummer eines anderen Verbunds zu suchen.
Diskussionsforum, Dokumentation, Mailingliste, Technische Informationen
Diskussionsforum, Dokumentation, Mailingliste und Technische Informationen sind Kommunikationsoptionen in der Fernleihe.
Konfiguration
Auf der Konfigurationsseite können Sie Textbausteine für Mitteilungen, Rückfragen und Negativbescheide, die per E-Mail an Benutzer bzw. Bibliotheken in der passiven und aktiven Monographien- und Kopien-Fernleihe versendet werden, sowie Textbausteine für interne E-Mails und für Ablehnungsgründe in der aktiven Monographien- und Kopien-Fernleihe konfigurieren.
Eine Reihe weiterer Konfigurationsmöglichkeiten ist verfügbar.
Statistik
Unter dem Menüpunkt Statistik der ZFLS-Administration können im Abschnitt Statistik regionale und überregionale Fernleihe über den ZFL-Server Statistiken für Ihre Bibliothek über einen ein- oder mehrmonatigen Auswertungszeitraum erstellt werden. Statistikdaten sind ab November 2002, dem Beginn des Produktionsbetriebs des ZFL-Servers, vorhanden.
Die Verrechnung der positiv erledigten überregionalen Online-Fernleihen verschafft Ihnen einen Überblick über die Abrechnungsdaten der verbundübergreifenden Monographien- und Kopienfernleihe des aktuellen Abrechnungszeitraums und früherer Abrechnungszeiträume.
Ansprechpartner
Verbundzentrale
Bayerische Staatsbibliothek
Leopoldstraße 240
80807 München
Mail: fl@bib-bvb.de
http://www.bib-bvb.de