7.4.2010:
Auf der Infos-Seite der ZFLS-Administration finden Sie im Abschnitt „Verschiedenes“ einen Link auf ein Programm zur Verrechnung von positiv erledigten regionalen Kopienfernleihen mit mehr als 40 Seiten.
Hintergrund ist ein entsprechender Auftrag der Kommission für Benutzung (KB) (s. Ergebnisprotokoll der 7. Kommissionssitzung vom 22.09.2009, TOP 4.3):
„Die Kommission für Benutzung bittet die Verbundzentrale, zu prüfen, ob die Einrichtung eines zentralen Abrechnungsverfahrens für die innerbayerische Verrechnung der Fernleihkopienlieferungen ab 41 Vorlagenseiten möglich ist. Dazu müsste im ZFL eine Statistikfunktion eingerichtet werden, so dass die bayerischen Bibliotheken keine lokalen Statistiken für die Abrechnung mehr führen müssen. Die gebende Bibliothek würde dann den zu berechnenden Betrag im System eingeben und am Ende des Abrechnungszeitraums erfolgt eine Aufrechnung von Soll und Haben der einzelnen Bibliotheken. Jede Bibliothek mit Sollstellung zahlt an die Verbundzentrale bzw. jede Bibliothek mit Habenstellung bekommt Geld von der Verbundzentrale. Die Abrechnungsposten sollten nachvollziehbar aufgelistet sein, so dass eine Kontrollmöglichkeit besteht. Sollte ein solches zentrales Abrechnungsverfahren möglich sein, wird die KB eine entsprechende Empfehlung zur Umsetzung geben.“
Bis Ende Juni steht das Programm für Testzwecke zur Verfügung. Seit einigen Stunden wird die Anwendung mit Daten aus der Produktionsdatenbank gefüllt. Diese Daten können beliebig geändert werden. Vor Beginn des ersten Verrechnungszeitraums ab 1.7.2010 werden diese Testdaten dann gelöscht. Verbesserungsvorschläge sind willkommen.
Einige weitere Informationen:
- Regionale Bestellungen in Status DELIVERED und Liefertyp Abholung werden automatisch in die Verrechnungsdatenbank übernommen, wenn mehr als 40 Seiten vorliegen.
- Regionale Bestellungen in Status DELIVERED und Liefertyp POST sowie Monographienfernleihen, die als Kopie ausgeliefert werden, können durch die gebende Bibliothek in der Anwendung manuell erfasst werden.
- 30 Cent gehen je verrechneter Bestellung an die Verbundzentrale, um einen Teil des Entwicklungs- und Pflegeaufwands abzudecken.
- Die Verrechnung erfolgt einmal im Jahr, zusammen mit der Abrechnung der verbundübergreifenden Fernleihe.
Rückmeldung von Herrn Fehn (703):
1. Bei der Anzahl Seiten sollte das Deckblatt nicht berechnet werden. Man könnte hierfür generell 1 Seite abziehen.
2. Es kommt auch vor, dass ein Titelblatt gescannt wird. Dieser Fall kann programmtechnisch allerdings nicht geprüft werden.
3. Manche Bibliotheken scannen 2 Vorlageseiten auf 1 PDF-Seite, berechnen dann pro PDF-Seite jeweils 2 Seiten. Auch dieser Fall kann programmtechnisch nicht geprüft werden.
Wenn wie bisher mit dem Deckblatt der Hinweis über die entstehenden Kosten verschickt werden soll, muss vor dem Scannen die Anzahl der Scans feststehen – bisher war die Anzahl der Seiten Verrechnungsgrundlage.
Wie gehen wir in folgenden Fällen vor (sie kommen nicht so häufig vor!!!):
a) Deckblatt + Titelblatt werden als Scans gezählt, nicht aber als Seite. b) aus technischen Gründen werden Seiten in 2 Modi gescannt (1x Graustufen, 1x SW), dieser Service würde in Einzelfällen zu einer Berechnung führen c) Bilder befinden sich ungezählt im Text und führen zu mehr Scans (Vorschlag für a-c: Automatische Verrechnung ab 42 Scans) d) Zwei Seiten werden als 1 Scan behandelt und werden deshalb automatisch erst ab 82 Seiten verrechnet (Vorschlag: seid großzügig).
Mit Einführung der Verrechnung im Juli würde dann die neue Abrechnungsweise gelten?
Freundliche Grüße
Otmar Fehn 703
Könnte immer wenn eine Berechnung stattfindet, (Automatisch und Händisch) eine Mail an die nehmende Fernleihe mit diesem Sachverhalt verschickt werden?
355 ünterstützt den Vorschlag „Automatische Verrechnung ab 42 Scans“ (bzw. 82 Seiten bei Doppelseitenscans). Alle anderen Abweichungen sind (für uns) tolerierbar.
Auch von uns die Frage:
Ab Juli 2010 werden bei den innerbayerischen Kopien die außergewöhnlichen Kosten erst ab 6 Euro abgerechnet?
Viele Grüße
Beate Lerch (355)
> Könnte immer wenn eine Berechnung stattfindet, (Automatisch und Händisch) eine Mail an die nehmende Fernleihe mit diesem Sachverhalt verschickt werden?
Kein Problem, falls allgemein gewünscht.
> Ab Juli 2010 werden bei den innerbayerischen Kopien die außergewöhnlichen Kosten erst ab 6 Euro abgerechnet?
s. Protokoll der 8. Sitzung der Kommission für Benutzung vom 19.01.2010:
„Die überregionale AG Leihverkehr der Arbeitsgemeinschaft der Verbundsysteme hat sich in ihrer 8. Sitzung am 02.12.2009 erneut mit der Abrechnung von Kopienlieferungen befasst. Eine schriftliche Endfassung der Empfehlung, die Anzahl der Vorlagenseiten ohne zusätzliche Berechnung von 20 auf 40 Seiten zu erhöhen, liegt jedoch noch nicht vor.
Die Kommission für Benutzung begrüßt dieses Vorhaben (siehe auch Ergebnisprotokoll der 7. KB-Sitzung vom 22.09.2009), wartet aber das Vorliegen der schriftlichen Endfassung ab und wird danach eine Empfehlung zur Umsetzung im BVB geben.“
Habe die KB gebeten, sich an der Diskussion zu beteiligen.
Das Programm zur Verrechnung von positiv erledigten regionalen Kopienfernleihen kann notfalls natürlich auch an die 4-Euro-Regelung angepasst werden.
Unsererseits besteht eine gewisse Skepsis, dass bei regionalen Kopienbestellungen von Bibliotheken mit Liefertyp Abholung automatisch eine Verrechnung stattfindet, wenn mehr als 40 (bzw. 41, 42 …) Scans vorliegen.
Einerseits wäre eine Automatisierung natürlich praktisch, andererseits geht ein Teil unserer Flexibilität verloren. Wenn man mal großzügig sein möchte (z.B. bei Titelseiten, Impressum, Inhaltsverzeichnissen, Fehllieferungen etc.), wird das durch eine Automatisierung erschwert.
Ich habe leider keine entsprechenden Zahlen vorliegen, aber ich habe den Eindruck, dass die Anzahl der Kopien, die mehr als 40 Scans umfassen, nicht allzu hoch ist, obwohl wir die größte bayerische Geberbibliothek sind.
Insofern wäre es zu überlegen, ob man hier nicht doch eine händische Lösung bevorzugen sollte.
Man könnte auch darüber nachdenken, ob man für die gebende Seite eine Stornofunktion einrichten sollte, was z.B. bei Fehllieferungen von mehr als 40 Seiten notwendig werden könnte.
Mit freundlichen Grüßen
Hans Findling
BSB München (12)
> … die Anzahl der Kopien, die mehr als 40 Scans umfassen …
Im letzten Verrechnungszeitraum (1.7.2008 – 30.6.2009) waren es regional bei Liefertyp Abholung und mehr als 40 Seiten insgesamt 1422, bei mehr als 20 Seiten 9991 Bestellungen.
> … Stornofunktion …
Ändert sich der Status von Delivered auf einen anderen Status wird der Eintrag in der Verrechnungsdatenbank gelöscht. Bei erneutem Wechsel nach Delivered wird ein neuer Eintrag erzeugt.
In der Anwendung kann über die Seitenanzahl ein Eintrag gelöscht oder der Preis geändert werden.
> … Ändert sich der Status von Delivered auf einen anderen Status wird der Eintrag in der Verrechnungsdatenbank gelöscht. Bei erneutem Wechsel nach Delivered wird ein neuer Eintrag erzeugt.
In der Anwendung kann über die Seitenanzahl ein Eintrag gelöscht oder der Preis geändert werden …
Danke für die Rückmeldung. Jetzt erschließt sich mir die Funktionalität viel besser.
In diesem Fall ist nichts gegen eine Automatisierung einzuwenden, weil die aus unserer Sicht wünschenswerte Flexibilität eher sogar verbessert wird.
Bei einer Fehllieferung kann man die Seitenzahl einfach auf „0“ herabsetzen bzw. eine Statusänderung auf Printed durchführen, wodurch dann auch der entsprechende Betrag gelöscht wird. Das wäre sehr praktisch, weil wir in solchen Fällen nicht mehr unsere Rechnungsstelle bemühen müssten.
Auch wenn mal Seiten gescannt werden, die eigentlich nicht gewünscht waren, wodurch dann beispielsweise 8,- EUR statt 6,- EUR berechnet werden, kann man diesen Fehler leicht durch eine Änderung der Seitenzahl beheben.
Und falls man mal großzügiger sein möchte, kann man hier durch eine Reduzierung der Seitenzahl in der Verrechnungsdatenbank auf unkomplizierte Weise eingreifen.
Mit freundlichen Grüßen
Hans Findling
BSB München (12)
Uns ist noch nicht ganz klar, wo man eingreifen kann/muss, um Preis, Seitenzahl bzw. Zustand zu ändern. Den Zustand von Delivered auf Printed kann man ja wohl nur in Medea ändern. Die Seitenzahl und damit den Preis kann man auch/nur in der neuen Verrechnungsdatenbank ändern. Oder?
Dann stellt sich uns auch die Frage nach der Verrechungsgrundlage: wir berechnen bisher immer nach Vorlageseiten, auch wenn diese auf 1 Scan-Seite gescannt werden. Die Kolleginnen in der aktiven Fernleihe schauen die Aufsätze vor dem Scannen durch, schreiben per Hand die Seitenzahl und den Preis auf das Deckblatt und alles wird dann von unseren Offizinaten eingescannt. Die Verrechungsdatenbank berechnet aber nur die Scan-Seiten, dadurch werden Bestellungen oft nicht als zu verrechnen in der Datenbank aufgenommen (z.B. 77 Vorlageseiten = 8 Euro, aber nur 39 Scans = keine Verrechnung). Das bedeutet entweder, dass die nehmende Bibliothek eine falsche Mitteilung über den Preis auf dem Deckblatt bekommt oder wir alle Scans hinterher nochmal in der Verrechnungsdatenbank nachbearbeiten müssen.
Es wurde von Herrn Fehn der Vorschlag gemacht, bei einer Berechnung ein Mail an die nehmende Bibliothek verschicken zu lassen. Im Prinzip eine sehr gute Sache – funktioniert aber nur bei den „einfachen“ Fällen korrekt, bei allen Nachbesserungen aber eher verwirrend oder falsch.
Und noch eine rein praktische Frage: wie bringen wir die Verrechnungsdatenbank dazu, eine Monographien-ZFL-Bestellnummer (@…) zu suchen? Die aFL-Kolleginnen haben 2 Mono-Bestellungen als Kopien mit über 40 Seiten verschickt und wollten die Bestellung zur Preiseingabe erstellen, das System bringt aber nur eine Fehlermeldung (@201004143 mit 84 Seiten und @201003724 mit 57 Seiten).
Mit freundlichen Grüßen,
Utta Materny, 739
1.
Der Preis wird in der Verrechnungsdatenbank anhand der dort gespeicherten Seitenanzahl ermittelt.
> Ändert sich der Status von Delivered auf einen anderen Status wird der Eintrag in der Verrechnungsdatenbank gelöscht. Bei erneutem Wechsel nach Delivered wird ein neuer Eintrag erzeugt.
… und damit wird dann auch die Seitenanzahl in der Verrechnungsdatenbank neu erzeugt und daraus der Preis berechnet. Der Status kann natürlich nur in Medea geändert werden.
Durch Änderung nur der Seitenanzahl in Medea ändert sich nichts.
Der Status wird also wie bisher in Medea geändert, die Seitenanzahl ansonsten in der Verrechnungsdatenbank.
2.
Das Problem mehrerer Vorlageseiten auf einer Scanseite ist technisch m.E. nicht zu lösen, deshalb oben der Hinweis an den Auftraggeber dieses Programms, sich hierzu zu äußern.
3.
@201004143 und @201003724 sind PFL-Nummern, keine ZFLS-Bestellnummern.
1. Anmerkungen zu Monographienbestellungen:
Wenn Monographien als berechnete Kopien erledigt werden und in die Verrechnungsdatenbank aufgenommen werden sollen, funktioniert das nur, wenn der Auftrag im ZFLS auf Shipped steht (nicht WorkOut)! Bestellungen per Leihschein, die ja in der Regel den Status Finish oder evtl. auch Sign haben, können nicht erfasst werden. Dasselbe gilt für Bestellungen, die als ZFL-Rückfrage an die Geberbibliothek gesandt werden.
KONSEQUENZEN:
1. Nach dem derzeitigen Stand können nur reguläre Online-Buchbestellungen und freie Bestellungen in die Verrechnungsdatenbank aufgenommen werden.
2. Wenn eine reguläre Online-Buchbestellung als berechnete Kopie erledigt werden soll, ist eine Stornierung im lokalen Ausleihsystem nicht sinnvoll, da sich dadurch der Status im ZFLS auf Sign ändert und dann keine Erfassung in der Verrechnungsdatenbank möglich ist. Stattdessen ist es besser zuerst eine Ausleih- und danach eine Rückgabeverbuchung durchzuführen, weil dann der erforderliche Status „Shipped“ erzeugt wird.
2. Anmerkungen zur Nachbearbeitung der Aufträge in der Verrechnungsdatenbank:
Da wir nicht doppelseitig scannen, wird der in der Verrechnungsdatenbank automatisch erzeugte Preis in der Regel korrekt sein. Trotzdem stellen wir uns aber darauf ein, dass immer wieder Nachbearbeitungen bzw. manuelle Gebührenerfassungen notwendig sein werden, z.B. bei Lieferart „POST“, Ausdrucken aus der EZB, Kopien von Sonderabteilungen und bei „Grenzfällen“ , also Kopien mit 41, 61, 81 oder 101 S., bei denen wir das gescannte Deckblatt nicht in die Berechnung einbeziehen möchten. Wie wir das organisieren, müssen wir noch überlegen. Wahrscheinlich lassen wir uns in der Fernleihe alle Deckblätter bzw. Bestellzettel geben, bei denen berechnete Kopien angefertigt wurden. In der Summe denken wir aber, dass es weniger Arbeit sein wird, als das bisherige Schreiben von Rechnungen. Außerdem sind Gebührenkorrekturen nun viel leicht durchzuführen.
3. Anmerkungen zu E-Mails bei berechneten Kopien:
Aufgrund des Aufwands möchten wir eigentlich keine E-Mails verschicken. Wir hatten eher daran gedacht, in Medea eine Notiz einzutragen, wenn es sich um Fälle handelt, bei denen Missverständnisse auftreten könnten.
Beispiel:
Aufsatz mit 42 Seiten wird bestellt (eigentlich 6,- EUR), 3 Seiten werden aber beim Scannen vergessen. Dadurch beträgt die Zahl der gescannten Seiten einschließlich Deckblatt nur 40 Seiten. Deshalb erfolgt keine automatische Erfassung in der Verrechnungsdatenbank. Nun werden die Seiten nachgeliefert. Unabhängig davon, ob die fehlenden Seiten in Papierform oder in elektronischer Form über Medea ausgeliefert werden, wird kein automatisierter Eintrag in der Verrechnungsdatenbank erfolgen. In diesem Fall haben wir vor, in Medea eine entsprechende Notiz einzugeben und den Gebühreneintrag in der Verrechnungsdatenbank manuell zu erzeugen.
Hoffentlich war das jetzt nicht zu verwirrend.
Mit freundlichen Grüßen
Hans Findling
12/BSB München, Fernleihe
> 1. Anmerkungen zu Monographienbestellungen
Die Erfassung einer ZFLS-Bestellung durch die gebende Bibliothek unabhängig vom Status ist jetzt möglich, falls die nehmende Bibliothek eine bayerische und nicht die eigene Bibliothek ist.
>>> Die Erfassung einer ZFLS-Bestellung durch die gebende Bibliothek unabhängig vom Status ist jetzt möglich, falls die nehmende Bibliothek eine bayerische und nicht die eigene Bibliothek ist >>>
Vielen Dank!
Jetzt kann man auch bei Bestellungen, die uns per Rückfrage oder Leihschein erreichen, einen Eintrag in der Verrechnungsdatenbank anlegen, sofern man im Fernleihserver die ZFLS-Bestellnummer ermittelt.
Wäre es technisch sehr aufwendig, die Möglichkeit zu schaffen, einen Eintrag auch mit PFL-Nummer und Sigel zu erzeugen?
Und noch eine zweite Frage:
Ist es möglich, beim Erzeugen von Gebühreneinträgen neben dem Feld für die Seitenzahl auch noch eine Auswahlliste anzubieten, die folgendermaßen aussehen könnte:
/ / /
Grund:
Gerade bei Monographien, die als Kopien erledigt werden, gibt es neben dem Hauptteil, bei dem sich der Umfang ja leicht ermitteln lässt, oftmals noch zusätzliche Seiten, die gesondert oder gar nicht gezählt sind (Titelseite, Inhaltsverzeichnis, Literaturverzeichnis, Impressum, Vorwort, Tafeln). Meist kann man aber sehr schnell sagen, ob die zusätzlichen Seiten zu Überschreitung einer Seitengrenze führen, ohne dafür die genaue Seitenzahl feststellen zu müssen. Eine derartige Auswahlliste würde uns ein exaktes Nachzählen ersparen.
Mit freundlichen Grüßen
Hans Findling
12/BSB München, Fernleihe
Nachtrag, da der Vorschlag für Auswahlliste nicht übernommen wurde (lag wohl an den spitzen Klammern):
41-60 S.
61-80 S.
81-100 S.
101-120 S.
Hans Findling
12/BSB München, Fernleihe
> Wäre es technisch sehr aufwendig, die Möglichkeit zu schaffen, einen Eintrag auch mit PFL-Nummer und Sigel zu erzeugen?
Nein, aber wegen Vorarbeiten für die neue ZFLS-Version ist das nicht sofort möglich.
Die Auswahlliste habe ich nicht verstanden.
Die letzten beiden Kommentare haben sich zeitlich überschnitten – die Auswahlliste steht dann auch auf der ToDo-Liste.
1. Die Änderung des Status von Delivered auf einen anderen Status hat dann ja auch zur Folge, dass eine Bestellung, die von der nehmenden Bibliothek reklamiert wird und dadurch den Status Requested erhält, aus der Verrechnungsdatenbank rausfällt. Kopiert man dann die zum Beispiel fehlenden 2 Seiten nach, taucht die Bestellung trotzdem nicht mehr in der Verrechnungsdatenbank auf, da es sich ja jetzt nur noch um 2 Seiten handelt. Oder sehe ich das falsch? Man müsste sich dann also alle Reklamtionen nochmal vornehmen und auf Grund der PDF-Datei ermitteln, ob ein Eintrag in die Verrechnungsdatenbank erfolgen muss. Wäre es evtl. sinnvoll, Reklamationen so zu verzeichnen, dass man die ursprüngliche Seitenzahl noch sieht, ohne das PDF aufzurufen?
2. E-Mails bei berechneten Kopien wünschen wir auch nicht, da es doch immer wieder Fälle geben wird, in denen die Benachrichtigung nicht korrekt ist (z.B. bei Nachbearbeitungen). Da wir den Preis schon vor dem Scannen ermitteln und auf das Deckblatt schreiben, bekommt die nehmende Bibliothek sowieso schon eine Mitteilung.
Schöne Grüße,
Utta Materny, 739
zu 1.:
s.a. Beitrag von Herrn Findling: „In diesem Fall haben wir vor, in Medea eine entsprechende Notiz einzugeben und den Gebühreneintrag in der Verrechnungsdatenbank manuell zu erzeugen.“
> Wäre es evtl. sinnvoll, Reklamationen so zu verzeichnen, dass man die ursprüngliche Seitenzahl noch sieht, ohne das PDF aufzurufen?
Die Nachlieferungen einzelner Seiten aufgrund von Reklamationen sind technisch schwer abzufangen.
Auf Anhieb fällt mir dazu keine befriedigende Lösung ein, die ohne größeren Aufwand realisiert werden könnte.
Organisatorisch könnte man bei mehr als 40 Seiten Gesamtumfang evtl. immer noch einmal ein vollständiges PDF liefern.
Aber das kann auch auf einer anderen Ebene diskutiert werden.
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
mein Kommentar bezieht auf ein Randphaenomen, das fuer die universitaets- und hochschulgebundenen Bibliotheken kaum Relevanz hat, fuer uns aber ein Problem darstellt. Wir haben einen hohen Bestandsanteil Alt- und Sonderbestaende. Aufgrund der physischen Beschaffenheit oder des schieren Alters sind diese in aller Regel „nicht fernleihrelevant“. Nun habe ich beobachtet, dass manche Kollegen diese Regelung dadurch zu umgehen versuchen, dass sie monographische Literatur vor EJA 1800 von teils erheblichem Umfang ueber Medea bestellen. Diese Bestellungen koennen in aller Regel nicht erledigt werden. Fuer die Landesbibliothek Coburg koennte sich das statistik- und damit berechnungsverzerrend auswirken.
Freundliche Gruesse
Silvia Pfister
Liebe Frau Pfister,
Lieber Herr Jäkle,
jetzt muss ich doch noch einmal nachfragen.
Wenn Sie Medea-Bestellungen auf „nicht fernleihrelevante“ Medien in der Medea-Administration stornieren, weil Sie sie nicht erledigen können, entstehen daraus eigentlich keine Probleme. In der Verrechnungsdatenbank wird kein Eintrag erzeugt und aus statistischer Sicht zählt der Auftrag einfach als nicht positiv erledigt, was ja nichts Ungewöhnliches ist.
Aber vielleicht gibt es in diesen Zusammenhang noch eine andere Problematik, und zwar dann, wenn ein Medea-Auftrag eigentlich erledigt werden kann, aber nicht zu den üblichen Konditionen, sondern nur mit erhöhten Gebühren. In solchen Fällen stornieren wir die Bestellung ebenfalls und fügen als Medea-Notiz hinzu, dass ein Kopierangebot separat zugesandt wird. Falls das Angebot angenommen wird, erledigen wir den Auftrag außerhalb von Medea. Statistisch wird er ebenso gesondert erfasst.
Man könnte jetzt natürlich überlegen, ob man, sofern das gewünscht wird und technisch überhaupt umsetzbar ist, die Möglichkeit schafft, in der Verrechnungsdatenbank von den Pauschalen abweichende Beträge einzugeben (z.B. 13,60 EUR). Interessant könnte das nicht nur für alte Bücher sein, sondern auch bei der Lieferung von Farbkopien.
Bitte verstehen Sie meine Beiträge nicht als Forderungen. Es sind einfach nur Überlegungen meinerseits.
Mit freundlichen Grüßen
Hans Findling
12/BSB München, Fernleihe
> … nicht zu den üblichen Konditionen, sondern nur mit erhöhten Gebühren. In solchen Fällen stornieren wir die Bestellung …
Problem ist hier, dass sich die Bestellung nicht in Status Delivered befindet und somit in der Verrechnungsdatenbank nicht vorhanden ist und auch nicht neu angelegt werden kann.
Wenn man die Prüfung auf zulässigen Status (Delivered) wie bei den Büchern, die als Kopien geliefert werden, weglässt, besteht vielleicht eine größere Gefahr von Fehlbedienungen.
Für spezielle Gebühren, die nicht (nur) an die Seitenanzahl gebunden sind, müsste man die Kosten mit in die Datenbank integrieren. Derzeit werden sie dynamisch über die Seitenanzahl errechnet. Wäre aber kein größeres Problem.
Herr Schmidt (20) regt an, auch bei Kopien-Bestellungen den Status (derzeit: Delivered) bei manuellen Neuerfassungen von Bestellungen über die neue Oberfläche nicht mehr abzufragen, da in der Praxis z.B. Bestellungen in Status Requested oder Printed neu angelegt werden müssen.
Ähnlich wie bei den ZFLS-Bestellnummern ist auch bei Medea-Bestellnummern zu überlegen, ob man das manuelle Erzeugen eines Eintrags in der Verrechnungsdatenbank vom Status unabhängig macht oder zumindest für die Zustände „Hold“, „Requested“ und „Printed“ zusätzlich erlaubt.
Bei Bestellungen per Leihschein oder über die Rückfragefunktion könnte das notwendig werden. Von den letztgenannten Bestellformen wird z.B. bei Aufsätzen aus elektronischen Zeitschriften Gebrauch gemacht.
Allerdings sollte man auch den Hinweis von Herrn Jäkle bzgl. der Gefahr von Fehlbedienungen beachten.
Was meinen denn andere Bibliotheken dazu?
Mit freundlichen Grüßen
Hans Findling
12/BSB München, Fernleihe
An welche Art der „Fehlbedienung“ denken Sie da?! Gibt es bei Medea größere Gefahren, als beim ZFL?
Und in welchen Fällen bzw. warum verschicken Sie Kopien mit Medea-Bestellnummern, die nicht auf Delivered stehen? Wir setzten eigentlich alles, was wir verschicken, auf Delivered, wenn es nicht schon durch den Scan-Vorgang automatisch erfolgt ist. Also zum Anlegen in der Verrechnungsdatenbank würde unserer Meinung nach der Zustand Delivered genügen (oder haben wir da einen entscheidenden Punkt übersehen?!!!).
Mit freundlichen Grüßen,
Utta Materny, 739
> … An welche Art der “Fehlbedienung” denken Sie da?! …
Ich wollte nur den Hinweis von Herrn Jäkle nicht unberücksichtigt lassen. Letztendlich wird sich das in der Praxis herausstellen. Falls eine manueller Gebühreneintrag unabhängig vom Status möglich wäre, wäre es beispielsweise denkbar, dass durch einen Tippfehler bei der Medea-Nummer die falsche Bibliothek mit einer Gebühr belastet wird. Allerdings wird nach dem Erzeugen des Eintrags neben der Bestellnummer das Bibliothekssigel angezeigt, sodass man eine gewisse Gegenkontrolle hätte. Außerdem werden manuelle Eintragungen vermutlich viel seltener vorkommen als automatische. Zudem lassen sich Fehler sehr schnell und unbürokratisch korrigieren.
> … zum Anlegen in der Verrechnungsdatenbank würde unserer Meinung nach der Zustand Delivered genügen …
Leider gibt es nicht nur „reguläre“ Medea-Bestellungen, sondern auch „Sonderformen“, von denen auch bayerische Universitätsbibliotheken Gebrauch machen. Sicherlich kommen diese Fälle nicht sehr häufig vor, aber hinter der eventuellen Möglichkeit eines statusunabhängigen Gebühreneintrags steckt der Gedanke, möglichst viele Fälle über die Verrechnungsdatenbank – also ohne das Schreiben von Rechnungen – abzudecken.
Der entscheidende Punkt ist nun, dass wir als Geberbibliothek nur dann eine Statusänderung auf Delivered vornehmen können, wenn wir als Lieferinstitution eingetragen sind. Aber das geht nicht bei Bestellungen, die z.B. auf Hold, Requested oder dem Endzustand „Printed“ stehen. Und in genau diesen Zuständen befinden sich Bestellungen, die uns als Leihschein oder als Rückfrage erreichen (Bsp.: Aufsätze aus der EZB; schwierige Bestellungen, für die kein Leitweg generiert werden kann). Falls hier etwas Kostenpflichtiges dabei sein sollte, wäre es halt praktisch, auch für diese Aufträge eine Gebühreneintrag erzeugen zu können.
Mit freundlichen Grüßen
Hans Findling
12/BSB München, Fernleihe
Eine neue Programmversion mit folgenden Änderungen ist im Einsatz:
1. Mindestanzahl Seiten auf 42 hochgesetzt.
2. Suche nach PFL-Nummer und Sigel in der ZFLS-Datenbank für die manuelle Erfassung von Einträgen bei Kopien- statt Bücherlieferung.
3. Neues Auswahlfeld Seitenanzahl.
4. Erfassung einer Medea-Nummer unabhängig vom Status (analog ZFLS-Bestellnummer bzw. PFL-Nummer und Sigel). Voraussetzung für die manuelle Erfassung ist jeweils Bestellung mit bayerischer nehmender Bibliothek und eigene Bibliothek nicht nehmend.
5. Neues Feld für Zusatzkosten
6. Dokumentation im Wiki
Wäre es nicht sinnvoll, für die manuelle Eingabe auch Seitenzahlen unter 42 Seiten zuzulassen? Wir verlangen zum Beispiel bei Kopien aus Mikroformen pro Seite 0,25 Euro. Damit wären wir bei 25 Vorlageseiten bereits bei 6,25 Euro, die wir der nehmenden Bibliothek in Rechnung stellen würden.
Lieber Herr Jäkle,
vielen Dank für die Umsetzung der Vorschläge.
Mit freundlichen Grüßen
Hans Findling
12/BSB München, Fernleihe
> Wäre es nicht sinnvoll, für die manuelle Eingabe auch Seitenzahlen unter 42 Seiten zuzulassen? Wir verlangen zum Beispiel bei Kopien aus Mikroformen pro Seite 0,25 Euro. Damit wären wir bei 25 Vorlageseiten bereits bei 6,25 Euro, die wir der nehmenden Bibliothek in Rechnung stellen würden.
Kommt auf die ToDo-Liste.
>> Wäre es nicht sinnvoll, für die manuelle Eingabe auch Seitenzahlen unter 42 Seiten zuzulassen? Wir verlangen zum Beispiel bei Kopien aus Mikroformen pro Seite 0,25 Euro. Damit wären wir bei 25 Vorlageseiten bereits bei 6,25 Euro, die wir der nehmenden Bibliothek in Rechnung stellen würden.
>
> Kommt auf die ToDo-Liste.
Ein Vorschlag ist jetzt im Einsatz – s.a. im Wiki:
„Die Eingabe einer Seitenanzahl 0 bei den aktiven Kopienfernleihen hat die Löschung der Bestellung in der Verrechnungsdatenbank zur Folge.
Die Eingabe einer Seitenanzahl kleiner als 42 und größer als 0 bei den aktiven Kopienfernleihen oder im Abschnitt „Bestellung anlegen“ hat zur Folge, dass die Kosten auf 0 Euro gesetzt werden. Damit können z.B. Kopien aus Mikroformen, für die in Ihrer Bibliothek andere Regelungen gelten, mit Hilfe des Felds Zusatzkosten erfasst werden.“
Es gibt jetzt außerdem jeweils eigene Seiten für die passive und die aktive Fernleihe.
Die Lieferart Post wird nun auch ausgewertet.
Leider sind wir etwas spät dran mit unserer Meinungsäußerung zum Thema „Lieferart Post“, trotzdem möchten wir noch unsere Überlegungen loswerden:
Über Lieferart Post laufen in der Regel die Bestellungen der kleineren Bibliotheken (Stadt- und Gemeindebüchereien u.ä.). Das Bestellaufkommen dieser Büchereien ist für eine „normal große“ UB eher gering und beruht überwiegend nicht auf Gegenseitigkeit, d.h. wir liefern, bekommen aber kaum was. Ist es da sinnvoll, einmal im Jahr eine Verrechnung durchzuführen? Ist es diesen Bibliotheken nicht evtl. lieber bzw. von der Organisation der Anrechnung mit dem Benutzer her sogar eher gewünscht, dass weiterhin Einzelrechnungen direkt mit den Kopien mitgeschickt werden?
Und noch eine allgemeine Anregung: könnten unsere Diskussionen auf ein Diskussionsforum beschränkt werden? Die Diskussion über die Verrechnungsdatenbank lief anfangs über die BayLV-Liste, wurde dann im FL-Blog weitergeführt und hat zwischendurch eine Abzweigung auf das neue Diskussionsforum genommen …
Mit freundlichen Grüßen, Utta Materny, 739
> Ist es da sinnvoll, einmal im Jahr eine Verrechnung durchzuführen?
s. Ergebnisprotokoll der 8. Sitzung der Kommission für Benutzung (KB) vom 19.1.2010:
„Ziel ist es, die gegenseitigen Rechnungsstellungen zwischen den einzelnen Bibliotheken aufzugeben und stattdessen eine zentrale Abrechnung durch die Verbundzentrale durchzuführen. Dies soll zusammen mit der Abrechnung der verbundübergreifenden Online-Fernleihe jeweils zum 30.06. eines Jahres erfolgen.“
Eine Verrechnung wird also sowieso durchgeführt. Der Aufwand liegt bei der Verbundzentrale, der ein kleiner Teil des Entwicklungs- und Pflegeaufwands erstattet wird.
> Ist es diesen Bibliotheken nicht evtl. lieber bzw. von der Organisation der Anrechnung mit dem Benutzer her sogar eher gewünscht, dass weiterhin Einzelrechnungen direkt mit den Kopien mitgeschickt werden?
Es gab bisher noch keine entsprechende Stellungnahme aus dem großen Kreis der kleinen Bibliotheken.
> Und noch eine allgemeine Anregung: könnten unsere Diskussionen auf ein Diskussionsforum beschränkt werden?
Prinzipiell gebe ich Ihnen Recht und das Blog scheint mir für dieses Thema geeignet. Vielleicht hatte die Abzweigung in das Diskussionsforum seinen Grund aber auch darin, dass eine stärkere Beteiligung erreicht werden sollte, was sicher nachvollziehbar ist.
Information der Kommission für Benutzung:
Auf Beschluss der BVB-Konferenzen der UB-Direktoren, der FH-Bibliotheken und der regionalen staatlichen Bibliotheken werden ab dem 01.07.2010 in Bayern die folgenden beiden Empfehlungen der Kommission für Benutzung (KB) umgesetzt. Die BVB-Leihverkehrszentrale wird in Bälde über die BAY-LV-Mailingliste und per Briefpost entsprechende Informationen an die Fernleihstellen der bayerischen Bibliotheken verschicken.
1.) „Empfehlung der KB zur Abrechnung von Kopienlieferungen in der Fernleihe: Umsetzung überregionaler Neuregelungen in Bayern ab 01.07.2010“
Die überregionale AG Leihverkehr der Arbeitsgemeinschaft der Verbundsysteme setzte sich u. a. zum Ziel, die Anzahl der Kopienlieferungen, die bilateral abgerechnet werden müssen, zu reduzieren und gab hierzu Empfehlungen, die in folgender Form ab dem 01.07.2010 in Bayern umgesetzt werden:
>> Künftig soll für Kopienlieferungen bis zu 40 Vorlagenseiten nur die Auslagenpauschale berechnet werden.
>> Die bayerischen staatlichen Bibliotheken verzichten bei innerbayerischen Kopienlieferungen bis zu 40 Seiten auf die Verrechnung zwischen Liefer- und Bestellbibliothek.
>> Bei Bestellungen von Bibliotheksbenutzern aus bayerischen Heimatbibliotheken gilt weiterhin die in Bayern etablierte Kostenübernahmeerklärung von 10,00 EUR.
>> Da bei Kopienbestellungen aus anderen Verbünden künftig nur von einer Kostenübernahmeerklärung in Höhe von 8,00 EUR ausgegangen werden kann, liefern bayerische Bibliotheken überregional nur bis zu diesem Betrag ohne Rückfrage beim Besteller.
>> Bibliotheksbenutzer aus bayerischen Heimatbibliotheken können künftig die Übernahme von außergewöhnlichen Kosten auch komplett ablehnen. Die Bestellung wird in diesem Fall nur ausgeführt, wenn lediglich die Auslagenpauschale anfällt, also bis maximal 40 Vorlagenseiten. Die Bestellmaske der Online-Fernleihe im BVB wird entsprechend angepasst.
>> Diese Neuregelungen gelten ab dem nächsten Verrechnungszeitraum, also ab 01.07.2010.
Mit der Umsetzung der obigen Empfehlungen kann der Aufwand für die bilaterale Abrechnung von Kopien-lieferungen mit außergewöhnlichen Kosten erheblich reduziert werden. Durch die Beibehaltung der inner-bayerischen Kostenübernahmeerklärung von 10,00 EUR bleibt der Aufwand für Rückfragen beim Besteller weiterhin gering.
2.) „Empfehlung der KB zur automatisierten Verrechnung innerbayerischer Fernleihlieferungen ab 01.07.2010“
Bei innerbayerischen Kopienlieferungen erfolgt die Abrechnung zwischen Liefer- und Bestellbibliotheken künftig erst ab 41 Seiten.
Die bislang aufwändige manuelle und einzelfallbezogene bilaterale Abrechnung zwischen den Bibliotheken wird durch ein von der BVB-Verbundzentrale betriebenes zentrales System zur Verrechnung der innerbayerischen Kopienlieferungen ersetzt.
In die Verrechnungsdatenbank sollen alle über das zentrale Fernleihliefersystem Medea ausgelieferten innerbayerischen Kopienlieferungen ab 41 Seiten automatisch eingetragen werden. Da diese automatische Eintragung aber nur anhand der Anzahl der in Medea angefertigten Scans, nicht anhand der Anzahl der eingescannten Vorlagenseiten möglich ist, ist künftig für die Verrechnung der innerbayerischen Kopienlieferungen zwischen den Bibliotheken nicht mehr die Anzahl der Vorlagenseiten, sondern die Anzahl der angefertigten Scans maßgebend.
Der automatische Eintrag in die zentrale Verrechnungsdatenbank erfolgt mit dem Preis nach dem bisherigen bayerischen Stufenmodell (41-60 Scans: 6 EUR, 61-80 Scans: 8 EUR, 81-100 Scans: 10 EUR, usw.), wobei das miteingescannte Medea-Bestellblatt nicht mitgezählt wird.
Über die Handhabung der Abrechnung der erhaltenen Kopienlieferungen mit den Bibliotheksbenutzern entscheidet jede Heimatbibliothek selbst. Mit ihren Benutzern kann die Heimatbibliothek also auch bei innerbayerischen Kopienlieferungen weiterhin nach Vorlagenseiten abrechnen.
Jeder Eintrag in die Verrechnungsdatenbank kann manuell von der gebenden Bibliothek korrigiert werden. Außerdem können auch manuell Einträge hinzugefügt werden. Jeweils zum 30.06. eines Kalenderjahres, d.h. zusammen mit der Verrechnung der überregionalen Fernleihen, erfolgt dann eine zentrale Verrechnung durch die Verbundzentrale, nach folgendem Schema:
[Summe der Kosten für aktiv ausgelieferte Kopienbestellungen minus 0,30 € je Bestellung] minus [Summe der Kosten für passiv erhaltene Kopienbestellungen]
Jede Bibliothek erhält also im Rahmen der Verrechnung der innerbayerischen Kopienlieferungen nur noch eine einzige Rechnung bzw. Gutschrift pro Jahr. Entsprechend Anlage 5 Nr. 2 LVO gehen von jeder abgerechneten Bestellung 0,30 EUR an die Verbundzentrale für den Betrieb des zentralen Verrech¬nungssystems und die Rechnungsstellung.
Das zentralisierte und automatisierte Verfahren erspart jeder gebenden Bibliothek einen erheblichen Aufwand für die Erstellung, den Versand und die Verbuchung der Rechnungen. Die nehmenden Bibliotheken erhalten nur noch eine einzige innerbayerische Rechnung.
Das seit dem 07.04.2010 von der Verbundzentrale als Testsystem eingesetzte Verrechnungssystem wird ab dem 01.07.2010 produktiv für die Verrechnung von kostenpflichtigen Kopien innerhalb Bayerns eingesetzt.
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
Ich habe noch eine Frage / Anmerkung zu der neuen Formulierung auf dem Bestellformular zur Preisgestaltung.
Als Punkt 3 heißt es da „Bei Kopien bis zu 40 Seiten beträgt die Gebühr 1,50 Euro, bei Kopien über 40 Seiten werden 2 Euro je angefangene 20 Seiten berechnet“.
Es ist doch so, dass man bei 41 Seiten mit 6 Euro beginnt, oder? So wie es im Moment formuliert ist, würde ich als Benutzer aber von 1,50 + 2 Euro ausgehen. Sollte das nicht deutlicher ausgedrückt werden?
Mit freundlichen Grüßen, Utta Materny, 739
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
der Textentwurf von Herrn Jäkle für das Formular „Fernleihbestellung (Buch)“ ab 01.07.2010
könnte meines Erachtens von unseren Benutzer in der Weise missverstanden werden, dass künftig für alle Monographienlieferungen die Auslagenpauschale anfällt, nicht nur bei Kopienlieferungen.
Ich möchte daher folgenden Textentwurf für die Bestellmasken der Online-Fernleihe im BVB ab 01.07.2010 zur Diskussion stellen:
1.) Formular „Fernleihbestellung (Buch)“:
„…
2. Angaben zur Lieferung
Lieferform und Zahlungsart: Ausleihe / Selbstabholung bei angegebener Bibliothek
o Die Ausleihe ist kostenlos.
o Falls das Original nicht verleihbar ist, wird eine kostenpflichtige Kopie geliefert.
Voraussichtliche Kosten im Falle einer Kopienlieferung:
o Bei Kopien bis zu 40 Seiten fällt nur die Auslagenpauschale von 1,50 EURO an. Bei Kopien über 40 Seiten werden 2,00 EURO je angefangene 20 Seiten berechnet (Bsp.: 41 Seiten kosten 6,00 EURO).
o Bei Sonderbeständen sind auch hiervon abweichende Kosten möglich.
o Kopienlieferungen bis zu 10,00 EURO werden ohne Rückfrage gefertigt, falls Sie die Übernahme höherer Kosten als 1,50 EURO nicht ablehnen.
[zum Ankreuzen:]
Bei einer Kopienlieferung will ich nur Kosten in Höhe von 1,50 EURO übernehmen. Hinweis: Kopienlieferungen sind dann nur bis maximal 40 Vorlagenseiten möglich.
…“
2.) Formulare „Fernleihbestellung (Kopie aus einem Buch)“ und „Fernleihbestellung (Kopie aus einer Zeitschrift)“:
“ …
2. Angaben zur Lieferung
Lieferform und Zahlungsart: Kopie / Selbstabholung bei angegebener Bibliothek (Bezahlung bei Abholung)
Voraussichtliche Kosten:
o Bei Kopien bis zu 40 Seiten fällt nur die Auslagenpauschale von 1,50 EURO an. Bei Kopien über 40 Seiten werden 2,00 EURO je angefangene 20 Seiten berechnet (Bsp.: 41 Seiten kosten 6,00 EURO).
o Bei Sonderbeständen sind auch hiervon abweichende Kosten möglich.
o Kopienlieferungen bis zu 10,00 EURO werden ohne Rückfrage gefertigt, falls Sie die Übernahme höherer Kosten als 1,50 EURO nicht ablehnen.
[zum Ankreuzen:]
Für die Kopienlieferung will ich nur Kosten in Höhe von 1,50 EURO übernehmen. Hinweis: Kopienlieferungen sind dann nur bis maximal 40 Vorlagenseiten möglich.
…“
Mit freundlichen Gruessen
Frank Bluemig
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
zunächst zu dem Punkt
„Bei Kopien bis zu 40 Seiten fällt nur die Auslagenpauschale von 1,50 EURO an. Bei Kopien über 40 Seiten werden 2,00 EURO je angefangene 20 Seiten berechnet (Bsp.: 41 Seiten kosten 6,00 EURO).“
Es ist meiner Ansicht nach trotzdem für einen Benutzer nicht nachvollziehbar: wie kommt der Sprung von 1,50 + 2 Euro auf 6 Euro? Der Benutzer weiß ja nicht, dass wir bisher ab 20 Seiten 4 Euro verlangt haben, die wir einfach stillschweigend voraussetzen. Man sollte schon zum Ausdruck bringen, dass es bei 6 Euro losgeht und dann in 2-Euro-Schritten weitergeht.
Und dann zum Rest: auch hier bin ich absolut der Meinung, dass dieses „wenn – dann – aber vielleicht auch anders“ für keinen Nicht-Bibliothekar mehr verständlich ist. Im Laufe der Tests zur Verrechnungsdatenbank kam von Herrn Fehn der (revolutionäre, aber benutzerfreundliche) Vorschlag, auf diese detaillierte Auflistung zu verzichten (die eh keiner liest …). Vielleicht kann man sich mit Links von den einzelnen Möglichkeiten auf erklärende Hintergrundinfos behelfen. Z.B. Link von „Kopien bis zu 40 Seiten“ auf die hinterlegte Info „Auslagenpauschle: 1,50“: dann Link von „Kopien ab 41 Seiten“ auf die Info „Bayerische Preisstaffelung 6 Euro …“; dann Link von „Kopien aus Sonderbeständen“ auf „irgendwas“; dann als Pflichtlink „Erklärung zur Kostenübernahme“ auf die beiden Optionen „10 Euro bzw. nichts“ (alles natürlich schön ausformuliert!).
Jedenfalls halte ich die von Herrn Blümig vorgeschlagene Lösung für zu lang und zu unverständlich.
Mit freundlichen Grüßen, Utta Materny, 739
Sehr geehrte Frau Materny,
Ihren Einwand, die von mir (und ähnlich auch bereits von Herrn Jäkle) vorgeschlagene Textpassage
„Bei Kopien bis zu 40 Seiten fällt nur die Auslagenpauschale von 1,50 EURO an. Bei Kopien über 40 Seiten werden 2,00 EURO je angefangene 20 Seiten berechnet (Bsp.: 41 Seiten kosten 6,00 EURO).“
sei unverständlich, kann ich nicht nachvollziehen.
Bisher lautete der Text ja
„Bei Kopien bis zu 20 Seiten beträgt die Gebühr 1,50 EURO, bei Kopien über 20 Seiten werden 2,00 EURO je angefangene 20 Seiten berechnet.“
Das wäre demnach ebenfalls unverstaendlich, wird aber doch von unseren Benutzern in der Praxis verstanden.
Wenn wir, wie von mir vorgeschlagen, künftig auch das Berechnungsbeispiel „41 Seiten kosten 6,00 EURO“ angeben, sollte das von Ihnen konstruierte Missverständnis („wie kommt der Sprung von 1,50 + 2 Euro auf 6 Euro?“) in der Praxis eigentlich nicht auftreten.
Ihren Vorschlag, die Preisinformation hinter mehreren Links zu verstecken, halte ich fuer unnötig umständlich. Warum sollten wir unsere Benutzer zu zusätzlichen Klicks zwingen, wenn wir die Preisinformation auch auf einen Blick anbieten können?
Mit freundlichen Grüßen
Frank Blümig
Der aktuelle Stand der Diskussion zum Thema geänderte Bestellmasken in der Benutzerfernleihe zum 1.7. kann hier begutachtet werden:
http://fl.bib-bvb.de/tmp/Buch.PNG
http://fl.bib-bvb.de/tmp/Zeitschrift.PNG
Liebe Kolleginnen und Kollegen, sehr geehrter Herr Jäkle,
die Auflistung der Kosten ist nun wirklich eindeutig und mit dem Hinweis auf die abweichenden Kosten bei „Sonderbeständen“ hält man sich die Hintertür ganz weit offen (darunter kann man ja im Notfall auch außerbayerische Kopienlieferungen zählen, die sich nicht an unser Staffelmodell halten …).
Nur noch so eine Idee: wie wäre es, wenn man die beiden Zeilen der Kostenübernahmeerklärung als Pflichfelder gestaltet? D.h. man belegt vom System her zunächst gar nichts; wenn der Benutzer von sich aus keine der beiden Optionen anklickt, bekommt er nach dem versuchten Abschicken der Bestellung den Hinweis, dass er eben diesen Passus noch anklicken muss. Damit wird der Benutzer gezwungen, sich wirklich mit den Kosten auseinanderzusetzen. Oder ist es bewusst so gewünscht, dass die Kostenübernahme vorausgesetzt wird, um evtl. vermehrt anfallende Rückfragen der aktiven Fernleihe bei der bestellenden Bibliothek zu vermeiden?
Mit freundlichen Grüßen, Utta Materny, 739
Sehr geehrte Frau Materny,
wie Sie schon vermutet haben, schlägt die Kommission für Benutzung die Vorbelegung der Kostenübernahme von bis zu 10,00 Euro deshalb vor, weil wir dann davon ausgehen können, dass die gebenden Bibliotheken in den meisten Fällen weiterhin keine Rückfragen tätigen müssen.
Mit freundlichen Grüßen
Frank Blümig
Vorsitzender der KB