Um dem Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit gemäß §3a Bundesdatenschutzgesetz (s.u.) bei der Online-Fernleihe so weit wie möglich zu entsprechen, wurde der Zeitraum bis zur Archivierung einer Bestellung im Zentralen Fernleihserver, die den Status Finish erreicht hat, von 360 auf 180 Tage verkürzt (Parameter AbschlussStatusFinishNachAnzahlTagen).
Bei der Archivierung werden Benutzernummer und Benutzername nicht anonymisiert.
§ 3a Bundesdatenschutzgesetz: Datenvermeidung und Datensparsamkeit
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten und die Auswahl und Gestaltung von Datenverarbeitungssystemen sind an dem Ziel auszurichten, so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Insbesondere sind personenbezogene Daten zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren, soweit dies nach dem Verwendungszweck möglich ist und keinen im Verhältnis zu dem angestrebten Schutzzweck unverhältnismäßigen Aufwand erfordert.
Aufgrund der Ergebnisse der Diskussion zum Thema „Bestellungen in Status Sign nach 360 Tagen auf Finish setzen“ wurde der Wert des Konfigurationsparameters AbschlussStatusSignNachAnzahlTagen von 360 auf 180 Tage reduziert.
Der Einheitlichkeit halber wurde der Wert des Konfigurationsparameters AbschlussStatusShippedNachAnzahlTagen von 165 auf 180 Tage erhöht.
Die AG Fernleihe hat sich mit der Frage beschäftigt, wann archivierte Bestellungen fachlich nicht mehr benötigt werden und aus datenschutzrechtlichen Gründen gelöscht werden können.
Es wurde die Empfehlung ausgesprochen, Bestellungen ein halbes Jahr nach der Löschung in den laufenden Bestellungen auch in den archivierten Bestellungen zu löschen.
Unter Berücksichtigung des Konfigurationsparameters AbschlussStatusFinishNachAnzahlTagen (180 Tage) wird eine Bestellung dann ca. 1 Jahr nach Wechsel in den Status Finish vollständig gelöscht.
Diese Empfehlung wird ab April 2012 schrittweise umgesetzt.
Die Empfehlung der AG Fernleihe, Bestellungen ca. ein halbes Jahr nach der Löschung in den laufenden Bestellungen auch in den archivierten Bestellungen zu löschen, ist nun umgesetzt worden.
Der Konfigurationsparameter AbschlussStatusFinishNachAnzahlTagen wurde von 180 auf 365 Tage erhöht. Abgeschlossene Bestellungen werden also ab sofort nach 365 Tagen im ZFL-Server gelöscht.
Es erfolgt keine Archivierung der Bestellungen mehr. Die Suche nach archivierten Bestellungen wird noch bis Ende August 2018 angeboten, um Bestellungen zu finden, die vom Zeitpunkt der Suche aus im letzten halben Jahr in den laufenden Bestellungen gelöscht worden sind.
Hintergrund dieser Entscheidung ist u.a. die Migration der Oracle-Datenbank des ZFL-Servers im März 2017 in eine Clusterumgebung mit den damit erreichten Verbesserungen bei den Antwortzeiten sowie das Ziel einer einheitlichen, besseren Darstellung der Bestellungen.